ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (H/F)

• Des congés trimestriels en complément des congés annuels
• Des chèques vacances
• Des titres-restaurant

Rattaché(e) au Secrétariat général, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique du siège et apporte son soutien à la Direction générale et aux fonctions supports. Véritable point d'interface entre le siège, les établissements et les interlocuteurs de l'Association, il contribue à la circulation de l'information, au suivi de dossiers administratifs et à la fluidité du fonctionnement quotidien.
Il assure l'accueil physique et téléphonique du siège et veille, à ce titre, à l'image de CAPSO auprès des salariés, partenaires, fournisseurs et visiteurs.

Polyvalent(e), organisé(e) et réactif(ve), vous intervenez notamment dans les domaines suivants:

1. Appui administratif au secrétariat général et aux fonctions supports

• Assurer un appui administratif dans le suivi de dossiers transversaux
• Contribuer à l'organisation logistique des réunions
• Préparer, mettre en forme et actualiser des courriers, documents, tableaux de suivi, présentations et documents administratifs
• Suivi administratif des contrats d'assurance de l'Association et des formalités liées au parc automobile
• Traiter les contraventions et assurer la gestion administrative des cartes affaires et carburant
• Être l'interlocuteur administratif des établissements dans le cadre de la politique achats de l'Association
• Centraliser les demandes relatives aux contrats d'énergie et assurer la mise à jour régulière du périmètre de suivi

1. Accueil et relation avec les interlocuteurs

• Assurer l'accueil physique des visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs concernés
• Assurer l'accueil téléphonique du siège: identifier les demandes, filtrer et orienter les appels
• Apporter un premier niveau d'information aux salariés, partenaires, fournisseurs et autres interlocuteurs
• Veiller à la qualité de l'accueil et contribuer à l'image positive de l'Association

1. Gestion du courrier et circulation de l'information

• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant
• Préparer, enregistrer, classer et affranchir le courrier sortant
• Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein du siège social
• Veiller au classement et à l'archivage des documents administratifs
• Participer aux opérations d'archivage du siège social

1. Contribution au bon fonctionnement du siège social

• Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement de l'espace accueil
• Assurer le suivi et l'approvisionnement des fournitures administratives et des consommables
• Assurer l'interface avec les différents prestataires intervenant au siège: ménage, entretien des équipements, machine à café, eau, tri des déchets, etc et au suivi des contrats et actions de maintenance
• Assurer le suivi administratif des contrats de prestations et organiser les interventions de maintenance et d'entretien
• Assurer le suivi administratif du parc automobile du siège: contrôles techniques, entretiens, réparations et suivi des sinistres

1. Contribution à la communication

• Contribuer à la mise en forme et à la diffusion de supports de communication internes et externes
• Participer à différentes actions de communication de l'Association
• Contribuer à la qualité, à la cohérence et à la mise à jour des supports diffusés par le siège
• Participer, selon les besoins, à la mise à jour de contenus sur les outils de communication de l'Association