AGENT D'EXPLOITATION IMPORT / EXPORT (H/F)

L'Agent d'exploitation (h/f) Import / Export a pour principale mission d'organiser le traitement des opérations import et/ou export concernant les clients et/ou trafics qui lui sont affectés
Principales responsabilités: L'Agent d'exploitation(h/f) est responsable vis-à-vis du client du dossier qui lui est confié, à ce titre, il est l'interlocuteur opérationnel unique privilégié du client et engage l'entreprise, sous le contrôle du Responsable d'exploitation vis-à-vis du client et des sous-traitants.

Gestion administrative, économique et financière des dossiers à l'import et l'export:
-Ouvrir et constituer le dossier d'exploitation dans le système d'information de l'entreprise conformément aux besoins du service douane et en fonction du départ des navires

• Assurer la gestion administrative et financière du dossier d'exploitation, contrôle et ventilation des débours, calcul et vérification de la marge, émission des documents d'accompagnement et/ou administratifs associés au dossier
  -Facturation du dossier conformément aux termes du contrat et de la cotation
  -Prévision de marge nette du dossier, ainsi que le planning prévisionnel des encaissements / décaissements;
  -Saisie rapide de l'ensemble des informations prévisionnelles dans le logiciel d'exploitation
  -la planification des flux prévisionnels de marchandises, ainsi que les documents requis, à chaque étape de l'affaire, afin de maximiser le service rendu au client
  -Assurer la clôture du dossier incluant notamment la vérification de la bonne fin d'exploitation, le classement du dossier
  -Import: gestion des enlèvements auprès des fournisseurs / confirmation de réception / préparation des avis d'arrivées / montage des dossiers, gestion des anomalies / gestion des opérations de VAQ/rapport de dépotage/contrôle AP+ /information des clients des bons à enlever conteneur ou
  groupage / récupération et mise en livraison
  -Export: Gestion des enlèvements auprès des fournisseurs. Demande de mise à disposition / Suivi de la mise à disposition /traitement des documents pour préparation dossier export (bon d'embarquement) / montage du dossier (+ instructions de connaissement) / suivi de la mise à quai et prévision de départ /confirmation de réception et de départ / facturation /récupération des connaissements / pli export documentaire /gestion des débours / gestion des anomalies

Relation avec les clients:
-Assurer la communication avec le client, l'expéditeur, le destinataire, la récupération des documents et instructions nécessaires à l'opération d'importation ou d'exportation
-Informer le client de l'avancée de son dossier et de chaque étape du transport jusqu'à l'embarquement réél

Relation avec les compagnies maritimes et transporteurs:
-Organiser et commander la sous-traitance, sous le contrôle du Responsable d'exploitation, pour les opérations de transport principal (Compagnies aériennes ou maritimes, transporteurs internationaux) et pour les opérations de post acheminement (Transporteurs routiers) ainsi que pour les autres opérations.

Procédures générales:
-Suivre éventuellement - sur demande de sa hiérarchie - les résultats atteints sur les dossiers qu'il gère dans le cadre du reporting mensuel, mettre en évidence et justifier l'origine des écarts significatifs et, lorsque nécessaire, proposer des actions correctrices
-Participer à la formalisation d'un système fiable de gestion des tarifs
-Proposer à sa hiérarchie toute amélioration des procédures et moyens permettant d'améliorer la productivité et / ou la fiabilité
de ses activités.
-Anticipation des exigences et contraintes techniques ou réglementaires spécifiques, afin d'informer le plus tôt possible
les services concernés