Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Dans le cadre de l'ouverture prochaine d'une nouvelle agence sur la commune de Ghisonaccia SOLECO recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) pour le suivi administratif, commercial et opérationnel des dossiers clients, depuis leur création jusqu'à la finalisation du projet.
Il/elle accueille les clients se présentant à l'agence et assure une pré-information avant transmission du contact au chargé d'affaires dédié. En lien étroit avec son Responsable d'agence, les équipes commerciales, les équipes travaux et les services administratifs du siège, il/elle veille à la complétude des dossiers, au respect des différentes étapes administratives et à la fiabilité des informations renseignées dans les outils de suivi de l'entreprise.
Il/elle constitue également un interlocuteur privilégié des clients pour le suivi administratif de leur projet.

1. MISSIONS PRINCIPALES
   A. Suivi administratif et commercial des dossiers

• Assurer l'accueil et un premier niveau d'information auprès des clients;
• Enregistrer les contacts entrants dans le CRM et les affecter aux commerciaux concernés;
• Assurer la mise à jour régulière et la fiabilité des informations renseignées dans le CRM;
• Réceptionner et traiter les retours de rendez-vous commerciaux;
• Vérifier la complétude des dossiers et solliciter les pièces ou informations manquantes;
• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des clients;
• Assurer le suivi de la saisie des commandes et de la facturation en lien avec le siège social;
• Répondre aux demandes des clients concernant l'avancement administratif de leur projet;
• Assurer une communication régulière avec les clients aux différentes étapes de leur dossier.

B. Gestion des démarches administratives liées aux projets

• Préparer, déposer et suivre les demandes d'urbanisme auprès des communes et administrations concernées;
• Préparer et suivre les demandes de raccordement auprès d'EDF;
• Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à l'obtention des contrats d'achat;
• Réaliser et suivre les demandes de Consuel et de mise en service;
• Assurer les relances nécessaires auprès des différents organismes;
• Collecter auprès des clients ou des équipes les photographies, documents et justificatifs nécessaires à la complétude des dossiers.

C. Suivi de l'activité commerciale et financier

• Participer au suivi du chiffre d'affaires réalisé et du chiffre d'affaires enregistré en commande;
• Assurer le suivi des encaissements en lien avec les services concernés;
• Mettre à jour les tableaux de bord commerciaux et administratifs;
• Contrôler la cohérence et la fiabilité des données de suivi;
• Participer à la préparation des reportings périodiques destinés à la direction.

D. Suivi opérationnel des dossiers

• Assurer le suivi des rapports d'activité des commerciaux;
• Traiter et classer les retours de rendez-vous et les pièces associées;
• Assurer le suivi administratif des retours de chantier;
• Vérifier la récupération et la complétude des documents nécessaires à la constitution des DOE;
• Assurer le suivi administratif des éventuelles réserves jusqu'à leur clôture;
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les équipes commerciales, administratives et opérationnelles.

E. Gestion documentaire et qualité

• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité physique et numérique des dossiers;
• Veiller à la bonne organisation et à l'actualisation des documents administratifs;
• Préparer et tenir à jour les dossiers nécessaires aux audits et qualifications de l'entreprise: Qualifelec, Qualit'EnR et autres certifications ou qualifications applicables;
• Participer à l'application et à l'amélioration des procédures internes.