Ce poste clé au sein de la Direction de l'Administration Centrale est chargé du secrétariat des Moyens Généraux, du pôle courrier, des réservations de salles et des véhicules.
Vous participez aux relations avec les prestataires extérieurs dans le cadre d'opérations de maintenance et travaillez en transversalité avec l'ensemble des services.
Missions principales:
Traitement du courrier entrant et sortant
Gestion du planning des réservations des salles de réunion et des véhicules de service
Suivi et gestion du parc automobile: prise de RDV pour la maintenance, l'entretien, révision, contrôle technique, restitution.
Gestion du parc de clefs des salles des 4 sites
Suivi financier et budgétaire du service des Moyens Généraux: enregistrement des factures, préparation des bons de commande, facturation des consommables et prestations de services aux différents partenaires
Déclaration des sinistres à l'assurance (auto, dommage aux biens, RC)
Suivi administratif des travaux et des vérifications techniques périodiques des bâtiments (planification, suivi des rapports, levées de réserve à organiser)
Polyvalence et travail en équipe avec les autres services de la Direction: reprographie, comptabilité
Rédaction de documents et de lettres
Vous serez amenée à effectuer des missions auprès du service comptabilité.
Pour réussir votre mission, les compétences requises sont:
Autonomie, organisation et rigueur,
BAC + 2 minimum en Gestion / Assistant de Direction
Maîtrise des outils bureautiques notamment Excel
Expérience préalable en gestion administrative ou secrétariat d'au moins 5 ans
Connaissances de base en comptabilité indispensable
Horaires du poste: 8H -12H / 13H30 - 17H
15.5 RTT / an
5 An(s) - Connaissances bases comptabilité, Connaissances bases comptabilité, Gestion financière comptabilité, Bac+2 ou équivalents, S, Secrétariat assistanat, Bac+2 ou équivalents, S, Planification des tâches et gestion des priorités, S