Kantseleispetsialist

Tööülesanded:
Ametikoha eesmärk on tagada asutuse igapäevase asjaajamise ja dokumendihalduse korrektne ning tõrgeteta toimimine. Tehingute korraldamine hõlmab sujuvat suhtlust teenistujate, klientide ja külalistega, kvaliteetse teenindamise tagamist ning koosolekute ja sündmuste ladusat ettevalmistamist. Samuti teostatakse rahvastikuregistri toiminguid vastavalt kehtivatele õigusaktidele.

Konkreetsed ülesanded:

• vallavalitsuse külastajate vastuvõtmine, nõustamine ja suunamine;
• üldtelefoni ja üldmeili haldamine;
• dokumendihalduse korraldamine ning dokumentide registreerimine ja edastamine;
• teenistajate nõustamine asjaajamise ja dokumendihaldussüsteemi kasutamise küsimustes;
• rahvastikuregistris toimingute tegemine vastavalt pädevusele ja õigusaktidele;
• koosolekute ja kohtumiste ettevalmistamine ning vajadusel protokollimine;
• vallamaja vastuvõtuala, puhke- ja koosolekuruumide korrashoiu tagamine;
• muude kantselei tööga seotud ülesannete täitmine.

Omalt poolt pakume:

• Võimalus kujundada uue ametikoha sisu ning aidata kaasa tõhusa ja kaasaegse asjaajamise arendamisele Viljandi Vallavalitsuses.
• Mitmekülgset ja tähendusrikast tööd lovas ja sõbralikus meeskonnas.
• Paindlikke töötingimisi ning toetavat töökeskkonda.
• Koolitus- ja arenguvõimalusi.
• 35 päeva põhipuhkust + 5 tasustatud tervisepäeva.
• Tervisekulude osalist hüvitamist.

Nõuded:

• Soovituslikult kõrgharidus või keskharidus ja kutsealane ettevalmistus ja/või varasem erialane töökogemus;
• Teadmised asjaajamisest ja dokumendihalduse korraldamisest;
• Hea digivahendite kasutamise oskus;
• Väga head suuline ja kirjalik eneseväljendusoskus.

Kasuks tuleb:

• Varasem töökogemus valdkondas;
• Varasem töökogemus kohalikus omavalitsuses;
• B-kategooria juhiloa omamine.

Isiksuseomadused:

• Hea suhtlemis- ja meeskonnatööoskus;
• Korrektsus ja kohusetunne;
• Rahulik meel pingelistes olukordades;
• Avatus muutustele, paindlikkus ja kiire kohanemisoskus.