Assistant/e prestations de service (H/F)

Le pôle Maintenance du service Exploitation Immobilière a notamment pour missions principales la gestion des contrats d'entretien et de maintenance sur les patrimoines neufs et anciens, la gestion des différents accords-cadres à bons de commandes liés à l'entretien de ce même patrimoine, la mise en place des marchés de travaux de renouvellement d'équipements et le suivi de ces chantiers.

Que ferez-vous ?

En tant qu'Assistant/e prestations de service, vous veillez au bon fonctionnement des équipements et à la satisfaction des locataires. Vous accompagnez la mise en place et le suivi des contrats d'entretien et marchés, en lien étroit avec les agences locales, pour les équipements individuels et collectifs.

Gestion administrative des contrats en cours

• Échanges avec les fournisseurs et agences, et mise à jour des bases de données
• Suivi des transferts de contrats (SEMCODA/ELLIPSE et syndics extérieurs)
• Rédaction et suivi des avenants, résiliations, devis et factures travaux
• Organisation des réunions fournisseurs et rédaction des comptes rendus
• Suivi des visites d'entretien, courriers et LRAR

Gestion administrative des marchés en cours

• Échanges avec les fournisseurs et agences, et suivi des bases de données
• Enregistrement et suivi des marchés et avenants (rédaction, publication)
• Traitement des factures et transmission des revalorisations tarifaires
• Suivi des résiliations, courriers et LRAR

Préparation et suivi des marchés et contrats

• Suivi des échéances, résiliations et mise à jour des bases de données
• Préparation des futurs marchés et des BPU selon les besoins des agences
• Coordination avec le/la responsable du pôle et le/la gestionnaire des marchés de services
• Suivi des marchés sur Marco et AWS, et établissement des listings locataires
• Rédaction et suivi des courriers et LRAR

Accompagnement des agences / Carré Pro / Ellipse / Réséda / services internes

• Échanges au quotidien avec nos équipes internes
• Rédaction d'avenants ou d'OS.
• Suivi des demandes de mise en place de contrats par nos agences / marques / services internes

Divers

• Organisation des agendas, réunions et rendez-vous
• Gestion des mails et du courrier
• Accueil téléphonique
• Rédaction et envoi de mailings
• Classement
• Suivi des demandes de fibre optique

Informations complémentaires:
Poste ouvert dans le cadre d'une mutation interne, à pourvoir dès que possible, basé au 33 avenue du Mail à BOURG-EN-BRESSE.

35 h par semaine sur 5 ou 4,5 jours / Horaires flexibles.
Télétravail possible 1 jour par semaine dans le cadre d'un accord d'entreprise.

Rémunération à partir de 1 930€ bruts mensuels / Merci de transmettre vos prétentions salariales.

• 13ème mois
• 6 semaines de CP
• Carte TR (titres à 12€ par jour avec 7,20€ de participation employeur)
• Mutuelle familiale de base prise en charge à 100% par l'employeur
• Prévoyance
• CE
• Intéressement éventuel.
• Prime d'assiduité éventuelle selon temps de présence
• PERECO et PEE
  *CET

Pour réussir à ce poste ?

• BAC+2 gestion de la PME/PMI ou Support à l'action managériale exigé

• 2 ans d'expérience min sur missions similaires souhaités

• Maîtrise des logiciels du pack office exigée

• Connaissance des Logiciels ARAVIS / GRC / AWS / MARCO WEB serait un plus.

Autonome, réactif/ve, diplomate et rigoureux/se, vous avez un bon esprit d'analyse, une aisance rédactionnelle et le sens de la confidentialité.