Un/e Assistant/e Administratif/ve - Service Petite Enfance (H/F)

Date limite de candidature: 15/11/2026 - Poste à pourvoir: 04/01/2027
/!\ Afin d'optimiser votre candidature, votre lettre de motivation devra refléter qui vous êtes, ce qui vous anime et en quoi vos compétences peuvent être transposables dans le poste proposé.

Missions:
Gestion des pré-inscriptions en crèche

• Vérifie et valide les pré-inscriptions via le portail famille, ou saisit les formulaires « préinscriptions papiers ». Pendant la première année de déploiement du logiciel (phase de test), assure la tenue et la mise à jour des listes sous Excel
• Assure la mise à jour régulière de la liste
• Assure le suivi des statistiques des listes d'attente
• Contribue à la préparation des admissions en crèche, en appui à la chargée comptable avant validation hiérarchique
• Informe les familles de l'attribution d'une place en crèche, par téléphone et par courrier (et par courrier si aucune place attribuée)

Gestion des accueils d'urgence: Assure le suivi administratif des demandes en lien avec les
interlocutrices compétentes

Gestion des places réservées

• En qualité d'interlocutrice privilégiée du Département, assure le suivi des demandes de places réservées
• Participe à la préparation de la facturation trimestrielle, en coordination avec la chargée comptable
• Assure la coordination avec les directrices de crèches pour le suivi des places réservées
• Rédige les bilans relatifs à la gestion des places réservées
• Participe aux réunions en lien avec cette activité

Suivi des stagiaires et alternants
En lien avec l'adjointe à l'accueil collectif:

• Recense les demandes de stage et envoie les réponses aux candidats à partir de modèles de mail prédéfinis
• Participe à la planification des périodes d'accueil des stagiaires, en lien avec les directrices de crèches et les animatrices de Relai Petite Enfance
• Assure les échanges avec les établissements de formation
• Assure la gestion des conventions de stage et le suivi administratif des stagiaires (absences, documents administratifs, etc.).
• Assure l'interface avec la direction des RH pour les stages de longue durée et les contrats d'apprentissage

Gestion des bons de commandes
Gestion des commandes et des dépenses de fonctionnement, hors marchés, des crèches:

• Établit les bons de commande relatifs aux dépenses de fonctionnement des crèches, hors marchés publics, dans la limite des budgets alloués et des crédits disponibles
• Assure la gestion administrative des contrats de session (animation par des prestataires extérieurs,.) et des documents réglementaires associés (attestations d'honorabilité, extraits de casier judiciaire, etc.)
• Enregistre les bons de commande dans les outils de suivi financier et veille au respect des crédits disponibles
• Assure l'interface avec les médecins des crèches pour le suivi de la facturation

Gestion des commandes et suivi financier des marchés publics:

• Etablit les bons de commande dans le cadre des marchés publics relatifs au fonctionnement des structures Petite Enfance (fournitures administratives, couches, entretien et réparation de l'électroménager, etc.)
• Assure l'enregistrement et le suivi des bons de commande liés aux marchés publics
• Assure le suivi financier des marchés publics propres à la Petite Enfance et contribue au suivi des marchés transversaux concernant ce secteur

MISSIONS SPÉCIFIQUES:

• Assure le classement informatique et l'archivage des documents liés à ses missions
• Participe à la préparation des réunions et commissions et assure la rédaction des comptes rendus lorsque sa présence est requise

Temps de travail: 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours les lundi, mardi, mercredi et jeudi
Avec possibles réunions en soirée

Candidatures (CV + lettre de motivation) en privilégiant l'envoi par courriel sur: