Assistant des admissions (H/F)

Au sein de la Direction des Formations de CentraleSupélec, vous intégrerez le pôle admissions. Sous l'autorité de la Responsable des Admissions, votre mission principale sera d'assurer le traitement opérationnel des dossiers et le suivi du processus d'admission au sein des différents programmes de l'école.
Vous apporterez un appui technique dans la préparation des épreuves d'admissibilité, des jurys, le suivi des décisions, la fiabilisation des données et l'amélioration des procédures.

A ce titre, vos activités seront les suivantes:

1. Instruire et sécuriser les dossiers

• Contrôler la complétude, la conformité et la cohérence des dossiers.
• Vérifier les pièces et identifier les anomalies ou situations nécessitant une attention particulière de la part de la Responsable des Admissions.
• Préparer les dossiers et éléments nécessaires à leur examen.
• Assurer la mise à jour et la traçabilité des informations.

1. Aide à la préparation des épreuves et des jurys

• Participer à l'organisation matérielle et opérationnelle des épreuves d'admissibilité (tests, entretiens).
• Préparer les convocations, listes, plannings.
• Assurer le suivi administratif et logistique des candidats convoqués.
• Assurer la coordination technique des entretiens à distance
• Recueillir et consolider les éléments nécessaires au suivi des épreuves et des jurys.
• Identifier les difficultés organisationnelles ou techniques et contribuer à leur résolution.

1. Suivre les admissions jusqu'à l'inscription et produire les données

• Suivre le parcours des candidats de l'admission à l'inscription.
• Actualiser les données de suivi.
• Fiabiliser les tableaux de bord et indicateurs d'activité.
• Contrôler la qualité des données et aider à la préparation des éléments de reporting.
• Identifier les écarts ou situations nécessitant l'intervention d'un responsable.

1. Contribuer à l'amélioration du processus

• Assurer la circulation des informations avec les services concernés.
• Contribuer à la résolution des difficultés opérationnelles.
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations des procédures et outils.
• Participer aux bilans de campagne et à l'évolution des pratiques.

Profil recherché
Issu(e) d'une formation supérieure (type BTS ou BUT), avec une spécialisation dans la gestion administrative, des ressources humaines, vous justifiez d'une expérience réussie, idéalement au sein s'un service d'admissions, ou un poste impliquant une gestion rigoureuse des processus administratifs et opérationnels.
Vous disposez d'une bonne connaissance des procédures d'admission et d'inscription dans l'enseignement supérieur.
Vous maitrisez les outils bureautiques (notamment Excel pour le reporting et le traitement de données), les plateformes de candidature (Parcoursup, Etudes en France) et vous avez une aisance dans l'utilisation des outils numériques.
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.
Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.
Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.
Vous faites preuves de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie.
Une pratique professionnelle de l'anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.