Assistant de gestion administrative (H/F)

Descriptif du poste:
Vous réaliserez des missions relevant de l'administration générale d'une part (accueil physique et téléphonique de la Direction, réalisation de travaux bureautiques enregistrement du courrier « arrivée », gestion comptable des commandes passées par la direction, gestion de stocks, suivi de plusieurs prestataires de service intervenant sur 2 bâtiments) et des missions relevant des instances d'autre part.

Missions:
Accueil physique et téléphonique de la direction

• Accueillir, identifier et orienter les visiteurs vers le bon interlocuteur ou service.
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Réalisation de travaux bureautiques

• Aider si nécessaire à la mise en forme et à l'envoi de documents pour la direction
• Organiser le classement et la préparation à l'archivage de documents

Gestion du courrier

• Gérer les courriers et mails arrivés: ouverture, enregistrement dans le tableau de suivi, scan et copies
• Envoyer les courriers aux Vice-Présidents,
• Gérer le chrono courrier départ: classement chronologique et préparation de l'archivage

Gestion des stocks et du matériel à disposition des directions

• Gérer le stock de matériel et fournitures: inventaire, préparation et suivi des commandes pour les directions du siège et de la passerelle, relance des fournisseurs,
• S'assurer des crédits sur les lignes budgétaires pour passer les commandes,
• Réceptionner, contrôler et ranger les livraisons de la direction,
• Informer les directions lors de la réception de leurs livraisons et permanences pour distribution,
• Tenir un planning de réservation du matériel géré par le Secrétariat Général,

Gestion des réservations de salles de réunion et des véhicules

• Être référente d'un progiciel de réservation (Geocontact): création de comptes, mise à jour des équipements, assistance aux utilisateurs

Gestion des bâtiments du siège et de la Passerelle (autre bâtiment sur Crolles également)

• Assurer le lien avec l'ensemble des prestataires intervenant sur le bâtiment et assurer la bonne exécution des prestations:
• Nettoyage
• Toners usagers
• Accueil
• Être référente du bâtiment accueillant le siège administratif et la passerelle:
• Programmation des interventions récurrentes (nettoyage des fenêtres.),
• Centralisation des demandes ponctuelles d'intervention pour les espaces communs et transmission aux services techniques,
• Tenir à jour le panneau d'affichage officiel,

Gestion de l'exécution comptable pour la direction, la direction générale et le Cabinet

• Réaliser les engagements,
• Viser le service fait

Gestion des instances communautaires (en binôme avec l'assistante de direction et sous la supervision de la juriste chargée des assemblées)

• Réserver la salle, le traiteur et le vigil,
• Réceptionner et enregistrer les délibérations originales,
• Élaborer l'ordre du jour à partir des titres des délibérations et constituer le dossier de projets de délibérations,
• Enregistrer les délibérations finalisées dans un progiciel dénommé Act Office
• Aider à l'installation du conseil communautaire et y assister à raison d'un conseil sur deux): tenu de la feuille d'émargement, enregistrement des votes,.
• Gestion du post conseil:
• Mettre en forme et éditer les délibérations,
• Scanner l'ensemble des délibérations signées,
• Télétransmettre les délibérations au contrôle de légalité en cas de besoin,
• Mettre en forme le procès-verbal du conseil à partir d'un document produit par un prestataire qui convertit le fichier audio en un écrit et assurer une relecture relative à la forme.