Le Foyer d'Action Éducative Le Relais, situé à Bischheim, est un établissement relevant du secteur de la protection de l'enfance.
Il accueille et accompagne des adolescentes âgées de 13 à 18 ans, confiées dans le cadre de mesures de protection, et dispose également d'un service d'accompagnement de mineures non accompagnées (MNA).
Dans le cadre de son organisation, l'établissement recrute un(e) Secrétaire de direction (H/F).
Vos missions
Placée sous l'autorité de la Directrice, en lien étroit avec la Cheffe de service et les équipes pluridisciplinaires, vous assurez le fonctionnement administratif de l'établissement et contribuez à la fluidité de son organisation.
Assurer l'accueil téléphonique et physique ainsi que le traitement des courriers et courriels.
Organiser les rendez-vous, réunions et agendas de la direction.
Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes de service, comptes rendus et documents institutionnels.
Organiser le classement, l'archivage et la gestion documentaire.
Assurer le suivi des échéances administratives et réglementaires.
Participer à la préparation des réunions institutionnelles et des instances représentatives du personnel.
Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel.
Suivre les absences, congés, arrêts de travail et autres éléments variables.
Préparer et transmettre les éléments nécessaires à l'établissement des paies.
Participer au suivi des recrutements, contrats, visites médicales et formations.
Tenir à jour les tableaux de bord RH et les échéanciers.
Assurer le traitement, le contrôle et le suivi administratif des factures.
Participer au suivi des commandes, devis et relations avec les fournisseurs.
Contribuer à la préparation des éléments budgétaires et au suivi des dépenses.
Assurer la liaison avec les services comptables et les partenaires administratifs.
Participer à la constitution et à la mise à jour des dossiers administratifs des jeunes accueillies.
Contribuer au suivi des tableaux de bord d'activité.
Faciliter la circulation des informations entre la direction, les professionnels et les partenaires.
Participer à la formalisation et à l'actualisation des procédures administratives.
2 An(s) - Secretariat, Secretariat, Technique administrative, Bac+2 ou équivalents, S, Planification des tâches et gestion des priorités, S, Principes de base en comptabilité, S, Techniques de filtrage d'appels, S, Droit du travail, S, Normes rédactionnelles, S, Gestion des urgences et des imprévus, S, Bureautique et outils collaboratifs, S, Planifier et organiser des réunions, S, Relayer de l'information, S, Gérer la communication interne et externe, S, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, S, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Préparer les dossiers pour les réunions de direction, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Rédiger un compte rendu de réunion, S, Rédiger un écrit professionnel, S, Tenir à jour des agendas personnels et partagés, S, Utiliser une messagerie sécurisée, S, Assurer la confidentialité des échanges et informations, S, Classer des documents, S, Utiliser les outils numériques, S, Assurer la gestion administrative d'une activité, S, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, S, Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements, S