Gestionnaire administratif H/F

RESPONSABILITÉS:

Contexte:
Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un gestionnaire administratif au sein de l'Institut de Droit et d'Économie des Affaires de la Faculté de Droit.
Missions principales:
Accueil, information et orientation du public. Gestion administrative et gestion de scolarité de participants relevant du statut de la formation initiale et de la formation continue
Secrétariat:

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail de l'IDEA
  Gestion administrative des dossiers de formation initiale et de formation continue:
• Assurer l'établissement et le suivi des conventions de formation professionnelle de l'IDEA
• Gérer les feuilles d'émargement et les justificatifs divers de la Formation Continue
• Établir un suivi d'assiduité des participants en formation continue (attestation de présence mensuelle,)
• Assurer le suivi des attestations de présence mensuelle des formations en alternance
• Éditer les attestations de fin de formation et certificat de réalisation (FA et FC)
• Assurer le suivi de financement des auditeurs en FC (CPF,transition Pro,...)
• Assurer le suivi de la facturation des conventions professionnelles de l'IDEA
• Gérer les emplois du temps de la Formation Continue (planning, réservation de salle, convocations, examens,etc...).
  Gestion des dossiers d'inscription en première et deuxième année de Master:
• Master 1 et 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale
  Gestion de la scolarité des masters:
• Master 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale
• Master 2 droit des affaires et fiscalité/DJCE -FC
• Master 2 droit social et relations du travail-FC
  Gestion de la promotion de l'alternance:
• Recenser les preuves demandées pour répondre aux différentes démarches qualité initiées par l'établissement,
  Assurer le suivi des alternants de l'ensemble des étudiants de l'IDEA sur la plateforme StudeA:
• Gestion courante des livrets (relance des questionnaires et visite en entreprise auprès des tuteurs pédagogiques et étudiants,...).

PROFIL RECHERCHÉ:

Savoir- faire:

• Écrire un français parfait et sans faute, capacité d'expression orale
• Compétences organisationnelles et rigueur,
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant en temps réel à l'hétérogénéité des demandes,
• Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail
• Une certaine polyvalence est requise afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence d'un collègue
  Savoir-être:
• Qualités relationnelles
• Aptitude rédactionnelle
• Sens du service public et de la relation client
• Capacité d'écoute
• Esprit d'équipe
• Réactivité et adaptabilité
  Diplôme(s) souhaité(s): Bac
  Expérience souhaitée: Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche
  Connaissance et outils:
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
• Connaissance globale de l'offre de formation de la faculté de droit,
• Maîtrise des outils informatiques inhérents à la scolarité et à la gestion.
  Conditions particulière d'exercice:
• Présence aux évènements ayant lieu parfois le soir dans le cadre des manifestations de l'IDEA.
  Service recruteur: Faculté de Droit - IDEA
  Localisation du poste: 18 rue Chevreul 69007 Lyon
  Date de prise de poste: dès que possible
  Temps de travail hebdomadaire: 37h05
  Contrat et durée: 12 mois renouvelable
  Filière / Grade: Catégorie C
  Rémunération mensuelle brute: 1994€ + prime annuelle
  Le poste est ouvert aux personnels contractuels
  Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?
  -Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100%
• Télétravail jusqu'à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d'ancienneté (avec indemnités à
  hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels: formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports: participation pour accéder à toutes les
  activités 36€ par an).
• Avantages sociaux: aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.