Comptable copropriétés (H/F)

Gestion administrative:

• Assurer la réception et la gestion des ADF (correspondances des syndics), reçus par voie postale ou via les extranets
• Transmettre les coordonnées des locataires au syndic si nécessaire
• Transmettre au service gérance toutes facturations privatives faites par le syndic pour satisfaire les demandes des locataires. (Commandes badges/bip/...)
• Relancer les syndics et gestionnaires pour faire avancer les dossiers bloqués en comptabilité et nécessitant un bon pour accord ou une anomalie relevée.
• Enregistrer en interne et classer tous les documents reçus par les syndics (PV AG/Convoc/Annexes SRU/ADF/RIB/k-bis/RCP ou modificatif) dans les dossiers prévus.
• Assurer le suivi des dossiers bloqués (pour procédure en cours),
• Veiller à bloquer le paiement les ADF en anomalie.

Suivi et comptabilisation des appels de fonds (ADF):

• Assurer la tenue et le Suivi du portefeuille externe
• Assurer le tenue et le suivi du portefeuille interne durant l'absence du binôme
• Réceptionner, dater, scanner, et sauvegarder sur le serveur l'ensemble des ADF (mensuel, trimestriel, annuel) dans dossier immeuble correspondant
• Vérifier, codifier (par immeuble, par compte analytique), et comptabiliser les appels de fonds.
• Rattacher systématiquement les pièces justificatives aux écritures comptables.
• Effectuer le lettrage des comptes, le cadrage, et l'exportation des fichiers pour la télétransmission en banque.
• Extraire les comptes du grand livre et filtrer les charges et ou produits pour la refacturation annuelle des syndics conformément à la convention.
• Préparer les fichiers pour la régularisation annuelle des charges.

Trésorerie, règlements, contrôle:

• Soumettre les ADF comptabilisés pour validation de règlement au responsable
• Déclencher les paiements et transmettre les fichiers au trésorier.
• Editer et mettre au courrier les lettres de paiement
• Classer les ADF payés avec preuve de paiement et mettre à jour les fichiers de suivi
• Analyser les décomptes de répartition et vérifier les index des compteurs d'eau.
• Contrôler les RGDD et les annexes SRU
• Mettre à jour les tableaux de suivi internes (suivi des ADF/ suivi des SDC externe / vérification des charges et des travaux appelés par rapport au budgété).