Rattaché(e) au Directeur Commercial, vous jouez un rôle central d'interface entre nos clients, les commerciaux terrain/chefs de projets, le bureau d'études, la production/atelier, la comptabilité et la logistique. Rompu(e) à la gestion des affaires industrielles, vous assurez le suivi complet et rigoureux des commandes, du premier contact jusqu'à la livraison, la facturation et le suivi après-vente.
Vos activités et responsabilités principales
Centraliser et traiter les flux de communication entrants (standard, e-mails, portail Web).
Collecter les informations techniques et administratives nécessaires auprès des clients et des services internes pour la bonne constitution des dossiers d'affaires.
Établir et suivre les dossiers commerciaux et fiches projets pour les affaires spéciales et hors standard en lien étroit avec les chefs de projets/chargés d'affaires.
Saisir et suivre les réclamations clients en lien direct avec le service Après-Vente (SAV), la Qualité et la Direction Commerciale.
Apporter un support logistique et administratif lors d'actions marketing (expositions, brochures, salons professionnels).
Enregistrer et orchestrer le suivi global des dossiers d'affaires (commandes équipements, pièces de rechange, contrats d'ingénierie et prestations SAV).
Établir et valider la conformité des documents administratifs et commerciaux: devis, pro-forma, accusés de réception de commande, factures d'acompte/solde, factures export.
Gérer les spécificités réglementaires et financières: Crédits Documentaires (Credoc), dossiers d'assurance-crédit (SFAC, Coface).
Organiser et piloter la logistique des expéditions (emballage, choix des transporteurs, respect des Incoterms et formalités douanières).
Effectuer le suivi des plannings de facturation et mener un contrôle/relance hebdomadaire strict.
Superviser et former les assistantes administratives au besoin.
Veiller à l'application rigoureuse des procédures internes et de la politique Qualité (ISO).
4 An(s), Connaissance des incoterms (International Commercial Terms), E, Gestion des documents d'exportation, E, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, E, Etablir un devis, E, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande, E, Documenter des procédures d'import-export, S, Gérer les documents nécessaires pour le transit international, E, Maîtriser l'anglais commercial en contexte international, E