Reprographe

Williams Lea est le leader mondial des services de support critiques pour l'entreprise, qualifiés et activés par la technologie, avec des relations de confiance à long terme avec des clients de premier plan (banques d'investissement, cabinets d'avocats et cabinets de conseil). Williams Lea compte près de 7 000 employés dans le monde, qui fournissent des services efficaces au sein de sites clients souvent complexes et fortement réglementés, depuis des centres onshore centralisés Williams Lea, ainsi que via des implantations offshore à coûts optimisés.
Finalité du poste
L'Opérateur(trice) est responsable de délivrer une expérience client de premier ordre au sein du bureau du client à Paris, en assurant le bon fonctionnement des services de documents gérés (reprographie et courrier). Le(la) titulaire du poste est garant(e) de l'exécution des tâches avec précision et efficacité, conformément aux accords de niveau de service (SLA) convenus. Ce rôle opérationnel requiert une grande attention aux détails et un engagement fort envers la satisfaction client.
Missions principales
Reprographie et production documentaire:

• Exploiter les équipements de reprographie pour produire des documents conformes aux spécifications du client, en garantissant exactitude et haute qualité.
• Réaliser les opérations de finition (reliure, plastification, massicotage) afin de fournir des supports soignés et professionnels.
• Surveiller et réapprovisionner les consommables d'impression (papier, toner), calibrer et maintenir les machines pour des performances optimales.
• Diagnostiquer les incidents et dysfonctionnements, signaler et escalader les problèmes techniques au(à la) Responsable des opérations si nécessaire.
• Préparer les documents physiques pour la numérisation (retrait des agrafes, attaches et autres obstacles).
• Numériser des documents et dossiers en formats numériques (p. ex. PDF) à l'aide des équipements de scan.
  Gestion du courrier et des coursiers
• Trier, distribuer et traiter l'ensemble du courrier entrant et sortant de manière efficiente, en assurant des délais de livraison internes rapides.
• Gérer les services de messagerie/coursiers: réception, enregistrement et expédition des colis, en garantissant un suivi précis des livraisons.
• Aider à la préparation et à l'emballage des envois, en respectant les procédures appropriées pour les réservations de coursiers.

Gestion des archives et support administratif

• Maintenir des systèmes de classement organisés pour les dossiers physiques et numériques, en facilitant la recherche et un archivage correct.
• Effectuer la saisie de données et tenir à jour les registres/logs pour le suivi des travaux, le traitement du courrier et les tâches de numérisation.
• Contribuer à la gestion des fournitures de bureau, en veillant au maintien des niveaux de stock et à leur réapprovisionnement.
• Apporter un soutien aux tâches d'administration générale, pour garantir le bon fonctionnement du bureau.
  Service client et communication
• Construire des relations positives et professionnelles avec les clients et agir en tant que point de contact pour la production documentaire et les services de courrier.
• Conseiller sur les services de reprographie, les méthodes de production et les possibilités d'optimisation des coûts.
• Répondre rapidement aux demandes et questions des clients, en assurant une communication claire et une prestation conforme à leurs attentes.
• Prendre en charge les incidents ou réclamations clients et veiller à leur résolution rapide, avec l'appui du management.
  Travail d'équipe et conformité
• Collaborer avec les collègues pour atteindre les objectifs de l'équipe et respecter les SLA, en assurant une prestation homogène.
• Participer aux réunions d'équipe et proposer des idées pour améliorer les processus et renforcer la satisfaction client.
• Respecter les consignes de santé et sécurité,