Mission principale: assurer le support administratif, commercial et opérationnel de l'entreprise.
Véritable interface entre le terrain (équipes de maçons, conducteurs de travaux), les fournisseurs et les clients, il/elle garantit la fluidité de l'information et le suivi rigoureux des dossiers de chantier.
Missions principales:
Gestion Administrative et RH
Accueil: Gestion des appels téléphoniques et accueil des clients/partenaires.
Secrétariat classique: Rédaction de courriers, gestion des e-mails et archivage des documents.
Suivi du personnel: Collecte et saisie des pointages des compagnons, gestion des absences, et préparation des éléments variables pour la paie (heures supplémentaires, paniers, déplacements).
Gestion Commerciale et Facturation
Cycle de vente: Aide à l'établissement des devis (en lien avec la direction ou le conducteur de travaux) et envoi des offres.
Facturation: Établissement des factures (factures de situation, factures de solde) et suivi des encaissements.
Recouvrement: Suivi des comptes clients et relances en cas d'impayés.
Appels d'offres: Constitution des dossiers administratifs pour les marchés publics ou privés.
Suivi Opérationnel et Logistique
Achats: Passage des commandes de matériaux (ciment, agrégats, éléments de maçonnerie) et suivi des livraisons.
Contrôle: Vérification de la conformité des bons de livraison par rapport aux commandes.
Sous-traitance: Constitution et suivi des dossiers administratifs des sous-traitants (attestations de vigilance, assurances, contrats).
Profil recherché
Maîtrise de la bureautique: Pack Office (particulièrement Excel pour le suivi des heures et des coûts).
Gestion administrative: Maîtrise des processus de facturation et des règles de gestion de base.
Bonne compréhension du vocabulaire technique de la maçonnerie et du bâtiment.
Rigueur et organisation: Capacité à gérer des priorités multiples et à tenir les échéances de facturation.
Polyvalence: Aptitude à passer de la gestion administrative pure au suivi logistique de chantier.
Sens relationnel: Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés (ouvriers, clients, fournisseurs, architectes).
Autonomie: Capacité à organiser son travail de manière proactive.
3 An(s), Secrétariat assistanat BTP, Bac+2 ou équivalents, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Classer des documents, S, Utiliser les outils numériques, S