Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Accueil et gestion administrative courante

• Assurer l'accueil physique (occasionnel) et téléphonique de l'entreprise;
• Traiter et assurer le suivi des courriers entrants et sortants;
• Réceptionner, et traiter les mails de la boîte générale de l'entreprise;
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs;
• Participer à la gestion des services généraux et des besoins courants;

Gestion des dossiers sinistres

• Assurer le suivi administratif des dossiers de sinistres;
• Être l'interlocutrice administrative auprès de notre compagnie d'assurance, experts et différents intervenants;
• Collecter auprès des équipes et des différents interlocuteurs les éléments nécessaires à la constitution des dossiers;
• Assurer le suivi des échanges et des demandes jusqu'à leur clôture;
• Veiller au classement et à l'archivage de l'ensemble des pièces relatives aux sinistres.

Appels d'offres

• Valider avec la direction et répondre aux sollicitations de participation aux concours
• Préparer et constituer les dossiers de candidature;
• Vérifier la conformité et la complétude des dossiers avant dépôt;
• Assurer le dépôt ou l'envoi des candidatures et des offres dans les délais impartis;
• Suivre les consultations et leurs différentes échéances;
• Maintenir à jour les documents administratifs de l'entreprise sur les différentes plateformes;
• Veiller notamment à la validité des attestations fiscales, sociales, assurances, qualifications et autres pièces administratives nécessaires aux candidatures;
• Tenir à jour le tableau de suivi des consultations, candidatures et offres déposées.

Facturation et suivi des règlements
En lien avec la Direction et les chefs de projets:

• Établir les factures sur le logiciel de facturation (OOT) conformément aux éléments transmis par les responsables d'affaires;
• Vérifier les informations nécessaires à la facturation: client, opération, phase, montant, TVA, références contractuelles, etc.;
• Émettre et transmettre les factures aux clients et, lorsque nécessaire, via les plateformes de dématérialisation appropriées;
• Assurer le suivi des factures émises;
• Identifier les factures arrivant à échéance ou en retard de paiement;
• Effectuer les relances clients pour les factures impayées;
• Signaler à la Direction les situations nécessitant une intervention particulière;

Profil recherché
Nous recherchons une personne polyvalente, organisée, rigoureuse et autonome, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de travailler avec différents interlocuteurs.

Compétences requises

• Formation de niveau Bac à Bac+2/3 en assistanat administratif, gestion, administration des entreprises ou domaine similaire;
• Expériences réussies dans des postes administratifs polyvalents;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel;
• Bonne aisance avec les outils numériques et les plateformes dématérialisées;
• Une expérience dans un bureau d'études, une entreprise du bâtiment, une agence d'architecture ou un environnement similaire serait appréciée
• Une connaissance des marchés publics et des plateformes d'appels d'offres serait un plus;
• Une expérience en facturation et suivi des impayés serait appréciée.

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l'organisation;
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Très bonne expression orale et écrite;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Esprit d'initiative;
• Capacité à relancer avec diplomatie mais avec efficacité;
• Goût pour la polyvalence et le travail en équipe.