Executive Assistant H/F

Executive Assistant H/F

Missions

• Créer, modifier et mettre en forme des documents professionnels complexes.
• Assurer la production, l'harmonisation et la finalisation de documents volumineux.
• Utiliser les fonctionnalités avancées de Microsoft Word (styles, sections, pagination, tableaux, sommaires automatiques et suivi des modifications).
• Garantir la qualité, la cohérence et la présentation des documents produits.
• Travailler sur des documents majoritairement rédigés en anglais.
• Créer, modifier et mettre en forme des fichiers PDF avec Adobe Acrobat.
• Concevoir des formulaires PDF remplissables avec champs interactifs.
• Réaliser des assemblages, conversions et réorganisations de documents.
• Assurer la finalisation de supports professionnels dans le respect des standards de qualité.
• Accompagner une équipe de collaborateurs dans la gestion de leurs activités quotidiennes.
• Organiser, coordonner et prioriser les différentes demandes.
• Anticiper les besoins et apporter un soutien opérationnel proactif.
• Gérer plusieurs sollicitations simultanément dans un environnement rythmé.
• Participer à l'optimisation des méthodes de travail et à la fluidité de l'organisation.

Profil

• Expérience confirmée en assistanat de direction, assistanat d'équipe ou Business Support, idéalement dans un environnement international exigeant (conseil, audit, finance, banque d'affaires, cabinet d'avocats ou services professionnels).
• Assurance professionnelle et diplomatie.

Atouts

• Maîtrise experte de Microsoft Word, notamment de ses fonctionnalités avancées de mise en forme.
• Excellente maîtrise du Pack Office.
• Très bonne connaissance d'Adobe Acrobat, idéalement avec une expérience concrète dans la création de formulaires PDF.
• Très bon niveau d'anglais écrit pour travailler quotidiennement sur des documents professionnels.
• Excellentes capacités d'organisation, de coordination et de gestion des priorités.
• Une connaissance d'Elite 3E serait appréciée.
• Personnalité autonome, proactive et affirmée.
• Sens de l'anticipation et réactivité.
• Capacité à gérer les urgences et à arbitrer les priorités.
• Aptitude à communiquer avec des interlocuteurs exigeants.
• Rigueur, fiabilité et souci du détail.
• Capacité à proposer des solutions et à prendre des initiatives.

Avantages

• Intéressement
• Tickets restaurant
• Télétravail
• Environnement de haut niveau valorisant l'expertise bureautique et l'autonomie.
• Rôle clé avec des missions diversifiées et une véritable autonomie.
• Pourquoi rejoindre ce poste ?
• Vous intégrerez un environnement de haut niveau au sein duquel votre expertise bureautique, votre sens de l'organisation et votre capacité d'anticipation seront pleinement valorisés.
• Vous êtes un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e), particulièrement à l'aise avec Word et Adobe Acrobat, et souhaitez mettre votre expertise au service d'une équipe exigeante ?
• Nous serons ravis d'étudier votre candidature !