Administrativ medarbetare

Danmarks ambassad i Stockholm söker en administrativ medarbetare för en tillsvidareanställning med lokalt avtal. Som vår nya kollega i det administrativa teamet blir du en del av en grupp som hanterar en bred variation av arbetsuppgifter i en vänlig, samarbetsinriktad och dynamisk arbetsmiljö.

Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden
Som administrativ medarbetare får du en bred och varierad roll där du arbetar både självständigt och i nära samarbete med kollegor på ambassaden. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat följande, men kan variera beroende på ambassadens prioriteringar och behov:
Personal Assistant (PA) till försvarsattachén och försvarsrådgivaren

• Kalenderhantering, inklusive samordning av möten och konferensdeltagande
• Planering och samordning av resor
• Hantering och besvarande av förfrågningar till försvarsattachén och försvarsrådgivaren, inklusive inbjudningar
• Planering och samordning av minister- och tjänstemannabesök från Danmark
• Övrig administrativ handläggning och samordning
  Övrig administration
• Ansvar för evenemang på ambassaden och i residenset
• Mottagande och hantering av externa besökare
• Övriga administrativa arbetsuppgifter enligt överenskommelse med ambassadens ledning

Profil och kvalifikationer

• Har en relevant utbildningsbakgrund
• Har minst 3-5 års relevant administrativ arbetslivserfarenhet, gärna från en internationell arbetsmiljö
• Arbetar strukturerat och har god organisatorisk förmåga samt god planeringsförmåga
• Kan prioritera och hantera flera olika arbetsuppgifter samtidigt och behålla överblicken
• Har god kommunikativ förmåga och lätt för att samarbeta
• Har ett proaktivt, serviceinriktat och lösningsorienterat arbetssätt
• Kan arbeta självständigt och samtidigt bidra aktivt i ett team
• Har en hög grad av diskretion och kan hantera konfidentiell information
• Har goda IT-kunskaper och erfarenhet av MS Office
• Behärskar minst ett skandinaviskt språk flytande, både i tal och skrift. Ambassadens arbetsspråk är danska och svenska
• Har goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift (ett krav)

Vi erbjuder
Vi är en ambassad med engagerade och hängivna medarbetare. Vår arbetsmiljö är dynamisk, med stark teamkänsla och stor frihet att självständigt planera det dagliga arbetet. Vi motiveras av att göra skillnad och strävar efter att på bästa sätt tillvarata och främja Danmarks intressen i Sverige, samtidigt som vi har roligt tillsammans.
Vi erbjuder möjligheter till både yrkesmässig och personlig utveckling i en internationell arbetsmiljö med varierande arbetsuppgifter, där du samtidigt bidrar till att skapa värde för Danmark.

Anställningsvillkor

• Heltidsanställning med tillsvidareavtal enligt svensk arbetsrätt och de minimistandarder som gäller för den danska utrikesförvaltningen
• En ordinarie arbetsvecka på 37 timmar inklusive 30 minuters lunchrast, med flexibel arbetstid
• Rätt till 2,08 betalda semesterdagar per månad (25 dagar per år)
• En lön som motsvarar kvalifikationer och arbetsuppgifter
• Tjänstepension
• Övriga personalförmåner och anställningsvillkor enligt ambassadens Staff Rules

Ansökan och rekryteringsprocessen
Skicka din ansökan med en personlig motivering samt relevanta bilagor (bland annat CV, rekommendationsbrev och examensbevis) till med ämnesraden "Ansökan: Administrativ medarbetare".
Sista ansökningsdag är den 23 oktober 2026. Ett urval av kandidaterna kommer att bjudas in till intervju, som förväntas äga rum under vecka 44.
Kandidaten måste säkerhetsgodkännas av danska myndigheter innan anställning kan erbjudas.
Inom den danska utrikesförvaltningen strävar vi efter att främja jämlikhet och mångfald. Därför uppmuntras alla kvalificerade och intresserade kandidater att söka tjänsten, oavsett ålder, kön, religion eller etnicitet.

Ytterligare information
För ytterligare information om tjänsten är du välkommen att kontakta administrationschef Anna Dahlmann på e-mail: eller på telefon: +46 8 406 75 38.

Om oss
Danmarks ambassad i Stockholm är en del av den danska utrikesförvaltningen. Ambassaden är en ambitiös och dynamisk arbetsplats med 28 medarbetare, varav sex är utsända från det
danska utrikesministeriet. Ambassaden arbetar för att främja och stärka de politiska, handelsmässiga och kulturella relationerna mellan Danmark och Sverige.
Mer information om ambassaden finns på vår webbplats: www.sverige.um.dk