Sekretär:in (m/w/d) für Schule und Heilpädagogische Tagesstätte

Werden Sie das Herz unseres Hauses!

Bei uns ist das Sekretariat weit mehr als ein Büro. Es ist der Ort, an dem alle Fäden zusammenlaufen: Hier finden Eltern, Kolleg:innen und Partner ein offenes Ohr, eine Antwort oder die richtige Ansprechperson. Für unsere Schule und unsere Heilpädagogische Tagesstätte (HPT) suchen wir eine freundliche, gut organisierte Persönlichkeit, die diese zentrale Rolle mit Herz und Überblick ausfüllt.

IHRE AUFGABEN:

• Erste Anlaufstelle: Telefonzentrale, Info-Postfach, Post und E-Mail; Ansprechperson für Eltern, Kollegium, Begleitdienste und Busunternehmen
• Tagesorganisation: Erstellung der täglichen Tagesliste und -informationen, Teilnahme an der morgendlichen Stehkonferenz, Terminkoordination für Schulleitung, HPT-Leitung und Kollegium
• Schülerverwaltung: Pflege der Schülerdaten in ASV, ELO und im Schulmanager; Meldungen und Fristen im Blick
• Schülerakten & Archiv: Führung der Schülerakten, Vorbereitung von Neuaufnahmen und des neuen Schuljahres
• Schriftverkehr: Elternbriefe, Bescheinigungen, Spendenquittungen, Dankschreiben sowie Korrespondenz für die Geschäftsführung
• Meldewesen: Unfallmeldungen und Meldungen an das Gesundheitsamt
• Personaladministration: Unterstützung bei Praktika, FSJ, Ehrenamtsverträgen, Dienstreiseanträgen und Jobticket
• Büroorganisation: Ablage der Buchhaltungsbelege, Verwaltung von Schlüsseln, Anwesenheitslisten und Bürobedarf

IHR PROFIL:

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Sekretariat oder in der Büroorganisation, idealerweise im schulischen oder sozialen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office und Outlook; Kenntnisse in ASV sind von Vorteil, eine Einarbeitung ist aber gerne möglich
• Organisationstalent, Ruhe auch im lebhaften Einrichtungsalltag und Freude am Kontakt mit Menschen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten

DAS BIETEN WIR IHNEN:

• Eine sinnstiftende, abwechslungsreiche Aufgabe im Mittelpunkt unserer Einrichtung
• Ein herzliches, engagiertes Team, das Ihre Arbeit wertschätzt
• Verlässliche Arbeitszeiten mit frühem Feierabend am Freitag
• Eine sorgfältige Einarbeitung