Assistant(e) administratif(ve) de production H/F

Assistant(e) administratif(ve) de production H/F
Localisation: Chalon-sur-Saône
Rémunération: 30 000 à 35 000 € brut annuel
Entreprise spécialisée dans la conception et la réalisation de projets de construction recherche son ou sa future Assistant(e) administratif(ve) de production.
Au cœur de l'activité, vous occuperez un poste administratif stratégique et deviendrez le point de contact privilégié des chargés d'affaires. Votre mission: centraliser les informations, sécuriser les procédures et garantir le suivi rigoureux des dossiers, depuis les consultations fournisseurs jusqu'au règlement des situations de travaux.
Vos missionsCoordination administrative de la production

• Accompagner l'ensemble des chargés d'affaires dans le suivi administratif de leurs opérations;
• recueillir, contrôler, synthétiser et transmettre les informations nécessaires à l'avancement des dossiers;
• assurer le suivi des prix, des commandes et des avenants jusqu'à leur validation et leur signature;
• vérifier la cohérence entre les propositions, les commandes et les engagements financiers;
• envoyer les documents contractuels et en assurer le classement par chantier et par lot;
• collecter et contrôler les pièces administratives et réglementaires des fournisseurs et sous-traitants;
• maintenir les bases de données et les dossiers partagés à jour.
  Gestion des appels d'offres et consultations
• Planifier et suivre les appels d'offres ainsi que les consultations fournisseurs;
• rechercher de nouveaux fournisseurs et vérifier leur fiabilité financière;
• préparer les tableaux de consultation pour l'ensemble des lots d'un chantier;
• lancer les consultations et assurer l'intégralité des relances;
• réceptionner, enregistrer, comparer et classer les offres;
• organiser les convocations des entreprises;
• transmettre les réponses et les courriers de non-sélection;
• contribuer à l'amélioration continue des procédures liées aux appels d'offres.
  Suivi financier des chantiers
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord financiers de chaque chantier;
• enregistrer les commandes signées et contrôler leur conformité avec les propositions retenues;
• réceptionner et contrôler les situations de travaux;
• vérifier les montants commandés, les avenants, les retenues de garantie, les cautions bancaires, les coordonnées bancaires et les sommes déjà facturées;
• transmettre les situations aux chargés d'affaires pour validation de l'avancement;
• préparer le tableau mensuel des situations à payer;
• transmettre les éléments à la direction pour validation et mise en paiement;
• classer les situations réglées et actualiser les tableaux de suivi.
  Support opérationnel et intendance
• Assurer ponctuellement l'accueil téléphonique;
• participer à l'organisation administrative et matérielle de l'agence;
• suivre les stocks de fournitures et d'équipements;
• contribuer à l'organisation des événements internes.
  Pourquoi rejoindre cette entreprise ?
  Vous intégrerez une structure à taille humaine dans laquelle votre rôle sera central pour fluidifier l'activité des chargés d'affaires et sécuriser le suivi administratif et financier des chantiers.
  Ce poste conviendra particulièrement à une personne méthodique, impliquée et autonome, qui aime coordonner, contrôler et faire avancer les dossiers jusqu'à leur finalisation.
  Profil recherché:
  Votre profil
  Vous justifiez d'une expérience réussie dans une fonction d'assistanat administratif, d'assistanat de production, de gestion de travaux ou de coordination de dossiers.
  Une expérience dans le bâtiment, la construction, la maîtrise d'œuvre ou un environnement organisé par chantiers serait particulièrement appréciée.
  Vous êtes reconnu(e) pour:
• votre grande rigueur;
• votre sens de l'organisation et des priorités;
• votre fiabilité dans le suivi des dossiers;
• votre capacité à traiter et synthétiser de nombreuses informations;
• votre aisance avec les chiffres et les documents contractuels;
• votre maîtrise d'Excel et des tableaux de suivi;
• votre capacité à relancer les interlocuteurs avec méthode et diplomatie;
• votre aisance relationnelle, aussi bien avec les équipes internes qu'avec les fournisseurs et partenaires extérieurs.
  Vous appréciez les fonctions très administratives, structurées et polyvalentes. Vous savez conserver une vision d'ensemble sans laisser passer les détails: sur ce poste, une commande oubliée ou un tableau non actualisé ne sont pas de simples détails.