Infirmier coordonnateur / Infirmière coordonnatrice en établissem (H/F)
CDD de 10 mois du 29 Octobre 2026 au 03 Septembre 2027
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de formation pour accompagner l'organisation et le suivi administratif, logistique et comptable de nos activités de formation.
Vos missions
Accueil et assistance administrative
Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, stagiaires, formateurs, patients et prestataires.
Assurer les tâches administratives courantes: classement, archivage, reprographie, courrier, affichage et mise à jour des outils de gestion.
Participer à la gestion des locaux, des salles et du matériel nécessaires aux formations.
Gestion et organisation des formations
Préparer et suivre les dossiers des stagiaires: inscriptions, conventions, attestations, diplômes, feuilles de présence, etc.
Organiser et planifier les sessions de formation, gérer les agendas et les plannings.
Assurer le suivi administratif et logistique des formations, de leur préparation à leur clôture.
Suivre l'occupation des salles et des cliniques et coordonner les besoins logistiques.
Suivi Comptable et administratif
Assurer une veille sur les dispositifs de financement de la formation, notamment le FIF PL.
Réalisation de la facturation, suivi des acomptes, des règlements ainsi qu'à la mise à jour des tableaux de suivi.
Préparer et transmettre les éléments nécessaires au suivi comptable et aux tableaux de bord.
Relation avec les formateurs, stagiaires et futurs participants
Être l'interlocuteur(trice) administratif(ve) des formateurs et des stagiaires.
Assurer le suivi des inscriptions et répondre aux demandes administratives.
Préparer les formations en lien avec les formateurs et anticiper leurs besoins.
Suivi de la qualité et des compétences
Assurer le suivi des évaluations des formations et réaliser la synthèse des retours des participants.
Élaborer les documents de suivi de la participation et de la réussite des stagiaires.
Participer à la mise à jour des programmes de formation en fonction des évolutions réglementaires, législatives, comptables et fiscales.
Contribuer au suivi des compétences et des certifications professionnelles, notamment dans le cadre de la démarche QUALIOPI.
2 An(s) - Notion comptable, Notion comptable, Bac+2 ou équivalents, S, Principes de base en comptabilité, E, Classer des documents, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Accueillir, orienter, renseigner un public, S, Archiver des dossiers et documents de référence, S, Assurer la gestion administrative d'une activité, E, Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau, S, Gérer les réservations de salles et de matériel, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Organiser l'accueil des visiteurs, S, Participer à l'organisation d'événements internes, S, Préparer et suivre les dossiers de facturation, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, S, Répondre aux demandes d'information internes et externes, S, Utiliser les outils numériques, S, Utiliser une messagerie sécurisée, S, Veiller au respect des échéances administratives, S, Comptabilité formation, S