Gestionnaire finances et budget (H/F)

Sciences Po Aix recrute un ou une gestionnaire finances et budget, à compter d'octobre 2026, titulaires ou contractuels, de catégorie B.

Contexte
Créé en 1956, Sciences Po Aix a pour vocation de former les cadres des secteurs public et privé de demain.
Tourné depuis toujours vers les grands enjeux sociétaux, Sciences Po Aix a fait de l'Europe, de la Méditerranée, et de la Géostratégie ses domaines d'expertise. Toutes informations utiles à retrouver sur le site: https://www.sciencespo-aix.fr/.
Sciences Po Aix s'engage par ailleurs résolument dans la transition socio écologique et a récemment lancé l'élaboration de son schéma directeur de développement durable et de responsabilité sociétale (DDRS).
Rattaché au secrétariat général, le service Finances et budget est chargé de traiter l'ensemble des flux de dépenses et de recettes de l'établissement ainsi que de l'élaboration budgétaire et du suivi de son exécution. Le service est composé de trois personnes (1A, 2B, 0.3C).
Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service, le/la gestionnaire a en charge la prise en charge et le suivi de l'ensemble des dépenses de fonctionnement (hors dépenses de restauration, de réception et des dépenses liées à la logistique et patrimoine), des dépenses liées aux missions des personnels ainsi que des mobilités étudiantes. Il/elle pourra occasionnellement se voir confier la prise en charge de recettes le cas échéant.

Missions principales:

1. Engagement des dépenses de fonctionnement
   -Recevoir les demandes de bons de commande des gestionnaires des Centres de Responsabilités
   -Contrôler les données fournisseur dans SIFAC
   -Créer les nouveaux tiers (mise à jour de la base tiers) le cas échéant
   -Vérifier l'existence ou non d'un marché ou d'un contrat - saisir le marché le cas échéant
   -Vérifier la disponibilité des crédits sur la ligne budgétaire concernée
   -Saisir la commande dans SIFAC et annexer les pièces dans l'outil financier
   -Transmettre le bon de commande au gestionnaire initiateur de la commande
   -Archiver les bons de commande

2. Traitement des factures, comptabilisation des services faits dans un fonctionnement en mode « service facturier ».
   -Traiter les workflows: factures transmises via Chorus Pro par les entreprises en attente de comptabilisation du service fait.

• Demander aux gestionnaires ayant reçu les fournitures ou prestations de confirmer leur réalisation (totale ou partielle), via le bon de livraison ou l'attestation de service fait.
  -Comptabiliser les services faits valant ordre de payer de l'ordonnateur. Réponses aux workflows le cas échéant.
  -Traiter les relances fournisseurs.
  -Assurer le suivi financier des contrats de maintenance avec tenue d'un tableau de bord.
• Saisir dans SIFAC les marchés des biens et services (bibliothèque, informatique.) et collecter les pièces justificatives constitutives du marché.
  -Assurer le suivi des services faits non soldés (restes à facturer) et des restes à payer.

1. Dépenses sur missions des agents

• Réceptionner les demandes d'ordre de mission et saisir les OM dans SIFAC
• Réceptionner les justificatifs de dépenses et procéder à la saisie des états liquidatifs
• Transmettre les états liquidatifs signés à l'agence comptable pour validation et règlement.
• Suivre et appliquer les procédures
• Accompagner l'établissement dans le projet de mise en place de la dématérialisation des missions
• Archiver les dossiers

1. Traitement des mobilités étudiantes
   -Recueillir la liste des boursiers (Erasmus, UFA, AMI) accompagnée des pièces nécessaires à la création dans SIFAC de chaque étudiant bénéficiaire (fiche d'identification + RIB). Contrôler leur conformité.
   -Créer dans SIFAC des tiers étudiants le cas échéant après contrôle des pièces.
   -Etablir un bon de commande pour chaque boursier
   -Transmettre au service facturier la liste préalablement contrôlée valant demande de paiement