Gestionnaire de formation - Administration & organisation (H/F)

Symbiofi est un organisme de formation spécialisé dans les domaines de la santé mentale, de la psychothérapie et de l'accompagnement.
Nous proposons près de 70 formations destinées aux professionnels de la santé, du soin et de l'accompagnement, animées par une équipe d'une cinquantaine d'intervenants experts: psychiatres, psychologues, psychothérapeutes et professionnels spécialisés.

Dans le cadre du départ à la retraite de l'une de nos collaboratrices, nous recherchons un(e):

• Assistant(e) administratif(ve) de formation pour rejoindre notre équipe à taille humaine.

VOTRE ROLE
Vous occuperez une fonction centrale dans l'organisation quotidienne de notre activité de formation.
Interlocuteur(trice) privilégié(e) des stagiaires et des établissements avec lesquels nous travaillons, vous les accompagnez depuis leur demande d'information et leur inscription jusqu'à la réalisation de la formation et au suivi administratif de leur dossier.

Le poste demande donc à la fois rigueur administrative, sens du service, organisation, autonomie et polyvalence.

Vos principales missions, pour lesquelles vous assurez notamment:

• l'accueil téléphonique et le traitement des demandes reçues par téléphone et par e-mail;
• l'information des stagiaires sur nos formations et les modalités d'inscription;
• la réalisation et le suivi des devis et conventions de formation;
• l'enregistrement et le suivi des inscriptions;
• la préparation et l'envoi des documents nécessaires aux stagiaires;
• la préparation et le suivi des feuilles d'émargement;
• l'édition et l'envoi des attestations et certificats de réalisation;
• la facturation et le suivi administratif des règlements;
• les relances et le suivi des comptes clients;
• la mise à jour des bases de données et outils de suivi;
• le classement et l'archivage des dossiers.

Vous participez également à l'organisation concrète de nos formations en présentiel:

• accueil des stagiaires et des intervenants, préparation des salles et de la documentation, organisation des collations et repas, commandes et approvisionnements et accompagnement des participants pendant leur présence au centre.

Vous contribuez enfin à notre démarche qualité - dans le cadre de la certification QUALIOPI-- en appliquant les procédures de l'organisme et en participant à l'amélioration des documents et processus liés à votre activité.

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
-Au-delà du diplôme, nous recherchons surtout une personne qui se sent à l'aise dans une petite équipe où chacun doit être autonome, réactif et polyvalent.
-Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en sachant identifier les priorités.
-Vous aimez le contact et avez un véritable sens de l'accueil et du service. Vous communiquez facilement, aussi bien par téléphone que par écrit, et disposez d'une excellente maîtrise du français.
-Vous êtes également très à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques courants, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
-Une expérience dans un organisme de formation ou dans la gestion administrative de la formation professionnelle constituera un véritable atout.
-La connaissance de Zoom et des outils numériques utilisés dans la formation est également appréciée.

CONDITIONS DU POSTE
Contrat: CDI - temps plein
Rémunération: à partir de 25 000 € brut annuel, selon profil et expérience
Poste basé à Loos (59360), à temps plein et en présentiel.
Horaires habituels: 8h30 - 17h30.
Formation souhaitée: Bac+2 ou équivalent, idéalement dans le domaine administratif ou celui de la formation.
Une première expérience professionnelle significative est souhaitée.
Déplacements ponctuels liés à l'activité du centre.