ASSISTANT(E) QUALITÉ - ADJOINT ADMINISTRATIF DIRECTION DE LA QUALITÉ, GESTION DES RISQUES ET EXPÉRIENCE PATIENT - H/F
Description:
MISSION(S) GÉNÉRALE(S)
Les missions essentielles de l'assistante de direction de la Direction DQSPS se situent à 2 niveaux:
o Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction
o Organiser la gestion logistique (organisation des réunions, déplacement professionnels,...)
o Organiser le suivi des congés
o Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste
o Réflexion et propositions d'actions et de supports de communication
o Aider à la réalisation des documents support de communication
o Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste
PRINCIPALES ACTIVITÉS
SECRÉTARIAT OPÉRATIONNEL ET GESTION ADMINISTRATIVE:
Accueillir et renseigner les personnels et tous publics se présentant au secrétariat de directions
Réceptionner, orienter et traiter les appels téléphoniques au secrétariat
Gérer l'agenda électronique des Directrices
Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous pour les Directrices
Alerter les directrices sur le respect d'échéances ou sur la cohérence entre réunions
Planifier et organiser les déplacements (Directrices et cadres): Ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacement
Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte-rendu, tableau, organigramme, logigramme, diaporama).
Préparer, participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus des réunions de la Direction (staff d'équipe et de direction)
Préparer et assurer l'ensemble de la logistique de la venue des experts visiteurs HAS sur la semaine de certification ainsi que la logistique des différentes réunions et rencontres dans ce cadre
Gérer le stock et les commandes du matériel et des fournitures de bureau
Enregistrer et suivre les congés sous CHRONOS
MISSIONS DE COMMUNICATION:
Participer à la rédaction et à la mise en œuvre du plan de communication de la DQSPS
Proposer et mettre en forme des supports de communication (affiches, lettre d'information, livrets d'information, notes internes, supports de réunions, organigrammes, etc) et développer logos et visuels
Coordonner la rédaction, la mise en forme et la diffusion des jeudis de la Qualité et des jeudis du médicament hebdomadaires
Coordonner la rédaction et mettre en forme la lettre d'information Minute QS&PS minimum 4 fois/ans
Créer des outils de communication dans le cadre de la certification HAS
Développer des outils de communication pour d'autres services en lien avec la qualité, la sécurité et la pertinence des soins
Mettre à jour l'annuaire des Directions
Profil recherché:
MISSIONS SPÉCIFIQUES QUALITÉ SÉCURITÉ ET PERTINENCE DES SOINS
Préparer les Bureaux QSPS (organisation des calendriers, envoi des ordres du jour, centralisation des supports de présentation.), participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus, archiver les compte-rendus et les supports
Assurer le suivi de la gestion des dossiers partagés de pilotage (Copil et Bureau QSPS, politique QSPS.) sur les serveurs de la Direction
APTITUDES ATTENDUES (SAVOIR-FAIRE)
CONNAISSANCES ATTENDUES
1 An(s)