Assistant polyvalent support achat QSEA (H/F)

Dans le cadre de son activité, notre client recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) Support Achats & QSEA H/F.

Véritable relais des services support, vous assurez des missions administratives, logistiques et organisationnelles afin de garantir le bon fonctionnement du site.

Vos missions. Accueil et gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du site.

• Informer les visiteurs sur les règles de sécurité.

• Gérer le courrier et les accès à l'intranet.

• Réserver les salles de réunion et organiser les déplacements du personnel.

• Vérifier les factures liées aux réservations.

• Accueillir les nouveaux collaborateurs et les orienter sur le site.
  Support Achats

• Gérer les stocks de fournitures de bureau, mobilier, vêtements de travail et EPI.

• Réaliser les inventaires et passer les commandes nécessaires.

• Demander et analyser les devis fournisseurs.

• Réceptionner les livraisons et traiter les éventuels litiges.

• Assurer le suivi administratif des demandes d'achat et des factures.

• Participer à la gestion des contrats des prestataires externes.

• Équiper les salariés et intérimaires en vêtements de travail et équipements de protection.

• Suivre les prestations de nettoyage du site et contrôler les factures associées.
  Support QSEA

• Mettre en ligne les procédures QSEA sur l'intranet et diffuser les versions papier.

• Participer à la mise à jour documentaire avec les différents services.

• Suivre les échéances de révision des procédures.

• Mettre à jour les indicateurs qualité et environnement.

• Apporter un soutien logistique aux actions de sensibilisation à la sécurité.
  Support général

• Assurer l'affichage des informations réglementaires RH.

• Mettre à jour l'organigramme et le répertoire téléphonique.

• Gérer l'archivage de la documentation.

• Participer à la préparation des convocations CSE.

• Suivre l'entretien du véhicule de société.

• Assurer le suivi des procédures internes de signature et des cahiers de consignation.

• Saisir les résultats et statistiques de production.

Connaissances et complexité:

• Niveau Baccalauréat ou équivalent par expérience

• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans

• Connaissances en gestion administrative et bureautique

• Connaissances de base en achats

• Connaissances approfondies de l'entreprise, de ses services et de son organisation

• Connaissance des normes, procédures internes et QSEA

• Maîtrise des logiciels bureautiques et outils spécifiques (SAP, intranet)

• Connaissance générale de l'anglais parlé
  Résolution des problèmes:

• Assurer un support pluridisciplinaire auprès de différents services et gérer des tâches variées

• Identifier les priorités et traiter les demandes urgentes de plusieurs départements

• Gérer les litiges avec les fournisseurs et prestataires externes
  Liberté d'action:

• Respect des standards achats, logistique, procédures QSEA et règles internes

• Autonomie dans la gestion des prestataires, l'accueil, les commandes et les vêtements de travail

• Validation du responsable nécessaire pour les achats importants, les modifications logistiques et les litiges majeurs
  Communication et concertation
  Contacts internes:

• Échanges quotidiens avec les différents services pour transmettre et recueillir des informations

• Contacts réguliers avec les responsables RH, Achats et QSEA pour coordonner les priorités

• Échanges occasionnels avec les services du groupe pour l'organisation des déplacements professionnels
  Contacts externes:

• Accueil et information des visiteurs, formateurs et clients

• Relations régulières avec les prestataires externes (ménage, blanchisserie, distributeurs, etc.)

• Suivi des fournisseurs et gestion des éventuels litiges

• Contacts ponctuels avec les hôtels et transporteurs pour l'organisation des déplacements
  Vous êtes organisé(e), autonome et appréciez les missions variées ? Ce poste est fait pour vous. Envoyez-nous votre candidature dès maintenant !