ASSISTANT(E) DE DIRECTION F/H (H/F)

LE POSTE

Dans le cadre de son activité, notre client recherche un(e) Assistant(e) de Direction F/H pour accompagner le Directeur d'agence ainsi que l'équipe opérationnelle composée notamment d'un responsable développement urbain, de chefs de projet et d'un conducteur de travaux.
Véritable relais administratif et organisationnel de l'agence, vous occupez un poste polyvalent nécessitant
autonomie, rigueur, sens des priorités et aisance relationnelle.

VOS MISSIONS - ASSISTANAT DE DIRECTION

• Assurer le secrétariat courant du Directeur d'agence et l'organisation administrative de l'agence.
• Gérer l'agenda du Directeur, organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Assurer l'accueil téléphonique et la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organiser les réunions et rendez-vous de prospection avec les architectes, entreprises, clients et partenaires.
• Participer à la détection des nouvelles affaires via la veille des marchés et revues spécialisées: BOAMP, presse
  professionnelle et locale.
• Participer au montage des équipes et au suivi des actions commerciales.
• Préparer les dossiers de candidatures et les offres en lien avec le Directeur, le responsable développement urbain et les
  chefs de projet.
• Prendre des notes en réunion et assurer, selon les besoins, la rédaction, la mise en forme et l'envoi des comptes rendus.
• Ouvrir les nouvelles opérations dans les outils de gestion internes, notamment BeCloud Affaires et le PGI, dans le respect des procédures.
• Assurer la gestion contractuelle: enregistrement, suivi des contrats, relances et gestion des éléments liés à la sous-traitance.
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers de l'agence.
• Participer aux missions transversales: tableaux de suivi, gestion des partenaires, entretien des locaux et suivi du matériel commun.

ASSISTANAT DES CHEFS DE PROJET ET DU CONDUCTEUR DE TRAVAUX

• Assurer l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et l'organisation des réunions.
• Gérer et coordonner les agendas des chefs de projet.
• Prendre des notes et rédiger ou mettre en forme les comptes rendus de réunions.
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux projets.
• Veiller à la qualité de présentation des documents et dossiers produits.
• Coordonner la production, l'impression, la diffusion et le classement des documents.

PROFIL RECHERCHÉ

Vous justifiez d'une expérience significative d'au moins 5 ans dans l'assistanat, idéalement acquise au sein
d'un bureau d'études, d'une société d'ingénierie, d'un cabinet d'architecture ou d'une entreprise du secteur de la construction.
Votre expérience vous permet de gérer simultanément plusieurs sujets et interlocuteurs, tout en garantissant la qualité et la fiabilité du suivi administratif.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
• Excellentes capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.
• Gestion d'agendas, réunions et rendez-vous.
• Préparation et suivi de dossiers de candidatures et d'offres.
• Gestion documentaire, classement et archivage.
• Suivi administratif et contractuel.
• Une connaissance des marchés publics et du BOAMP constitue un réel atout.

QUALITÉS RECHERCHÉES

• Autonomie et polyvalence.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Capacité à gérer les priorités.
• Discrétion et confidentialité.
• Aisance relationnelle et sens du service.
• Esprit d'équipe et capacité d'adaptation.

L'ENVIRONNEMENT

Vous rejoignez un bureau d'études techniques indépendant intervenant dans les domaines de la construction, de l'aménagement, de l'énergie et de l'environnement, en maîtrise d'œuvre de conception et de réalisation.