Secrétaire administratif / administrative de renfort (H/F)

Hospitalisation à Domicile (HAD) de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), et plus particulièrement le service clinique HAD adulte recherche un(e) secrétaire administratif(ve) de renfort rattaché(e) au Département Adulte.

Vous assurerez le lien avec les secrétariats de votre secteur et en lien avec l'encadrante des secrétaires, votre rôle sera:

• Lorsque vous n'êtes pas amené à soutenir les US, vous travaillez en lien avec le département adulte sur des missions transversales de support au métier de secrétaire avec l'encadrement.
• Lorsqu'il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer pour assurer le secrétariat de l'Unité de Soins: missions de remplacement sur une US.
• Lorsqu'une US à forte activité nécessite un support vous pouvez être amener à vous déplacer ou bien à réaliser le renfort à distance.

MISSIONS TRANSVERSALES EN LIEN AVEC L'ENCADREMENT:

• Soutien aux difficultés diverses des secrétaires d'US et inter-US: référents logiciels (Domilink, SAP, PTAH, ORBIS, Teams,.)
• Participation à la création de supports à destination du secrétariat en lien avec l'encadrement: rédaction de procédures, réalisation de supports de formation, formation des nouveaux arrivants...

REMPLACEMENT SUR UNE US:

• Gestion de la réponse téléphonique: accompagnement, écoute et orientation des patients/aidants pendant le séjour HAD. Première interface lors des urgences patients/aidants: relais vers le bon interlocuteur (médecin, cadre,.),
  Permanence téléphonique de l'US de 8h à 17h en coordination avec le secrétariat inter US.
• Accompagnement à la réalisation des certificats de décès sur le volet administratif,
• Présence au staff de l'Unité de Soins et proposition de comptes-rendus à destination du cadre.
• Saisie et mises à jour des données dans le dossier patient, impression de documents,
• Gestion de la logistique au domicile du patient,
• Gestion des infirmiers libéraux (IDEL

SUPPORT AUX US A FORTE ACTIVITE:

• Support sur la gestion des infirmiers libéraux,
• Gestion de la logistique au domicile du patient,
• Organisation des visio consultations ORTIF.

HORAIRES DE TRAVAIL:
Roulement selon l'organisation du service:
Semaine 1: 08h00/15h30
Semaine 2: 09h30/17h00
En cas d'absence d'une secrétaire les horaires de travail sont fixes: 8h-15h30 (secrétaire de renfort jusque 17h le cas échéant)

COMPETENCES REQUISES:

• Faire preuve d'écoute active, de bienveillance et de discernement dans les échanges avec les patients, les aidants et les équipes soignantes.
• Capacité à rédiger des documents corrects, clairs et précis
• Savoir organiser son poste de travail, identifier les priorités
• Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau (médecins, infirmiers, cadres, partenaires extérieurs).
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel

PROFIL RECHERCHE:
Qualifications professionnelles

• Baccalauréat et qualification/ expérience en secrétariat médical
• Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK/ TEAMS
  Préférable:
• Connaissance de l'HAD et des logiciels HAD: DOMILINK,
• Connaissance de l'AP-HP et des logiciels AP-HP appréciée: ORBIS, SAP