Emploi Assistant administration des ventes WASQUEHAL H/F

Votre agence Temporis Experts & Cadres Roubaix recrute un(e) Assistant(e) Administration des Ventes / Facturation pour une entreprise situee a Wasquehal.

Specialisee dans l'accompagnement des professionnels, cette entreprise propose des solutions personnalisees autour de la gestion documentaire, de l'impression et de la communication. Elle assure notamment le deploiement, le suivi et la facturation de contrats de services et d'equipements aupres d'une clientele professionnelle.

Dans le cadre d'un remplacement pour conge maternite, l'entreprise souhaite renforcer son equipe avec un profil experimente en administration des ventes. La mission est prevue de courant septembre jusqu'au 30 avril, avec une periode de passation.

Le poste

Au sein du service client, votre role s'articule principalement autour de deux missions: la creation et le suivi des contrats de service, puis leur facturation.

Ici, pas de poste centre sur l'accueil telephonique ou le traitement quotidien d'un grand nombre de demandes clients. Vous intervenez avant tout sur des missions d'ADV qui necessitent rigueur, concentration et fiabilite.

Pourquoi ? Parce que les informations que vous enregistrez lors de la creation d'un contrat serviront ensuite de base a sa facturation pendant toute sa duree.

Il est donc essentiel de prendre le temps de bien faire les choses, de controler les informations saisies et de respecter les procedures etablies.

Vos missions

Creation et suivi des contrats de service:

A partir des contrats de vente transmis par les commerciaux, vous assurez la creation des contrats de service dans le logiciel interne de l'entreprise.

Vous serez notamment amene(e) a:

• Analyser les contrats de vente transmis par les equipes commerciales
• Creer les contrats de service dans le logiciel interne
• Saisir avec precision l'ensemble des donnees necessaires a leur gestion et a leur future facturation
• Verifier la coherence et l'exhaustivite des informations enregistrees
• Identifier les eventuelles informations manquantes ou incoherences et vous rapprocher des interlocuteurs concernes
• Effectuer les modifications necessaires au cours de la vie des contrats
• Respecter les procedures internes et assurer la fiabilite des dossiers

La prise en main du poste necessite d'assimiler plusieurs regles et particularites liees aux contrats.

Nous recherchons donc une personne capable de comprendre rapidement un fonctionnement interne, mais surtout de prendre des notes precises pendant sa formation, de suivre les process et de poser des questions des qu'un point n'est pas clair.

Facturation des contrats

Une fois les contrats enregistres, vous intervenez sur leur facturation et veillez a son exactitude.

Vos missions comprennent notamment:

• Preparer et realiser la facturation des contrats
• Etre particulierement attentif(ve) aux echeances et aux montants a facturer
• Controler la coherence entre les dispositions du contrat et la facturation
• Prendre en compte les particularites de certains dossiers
• Assurer, lorsque cela est necessaire, la facturation aupres des organismes de leasing dans le cadre de contrats tripartites
• Effectuer les regularisations et corrections necessaires
• Etablir des avoirs lorsqu'une modification du contrat le necessite
• Verifier les elements avant validation afin de limiter les erreurs de facturation

Quelques missions complementaires

Vous assurez egalement le suivi administratif de certains dossiers clients, notamment:

• Traitement du courrier quotidien concernant les resiliations de contrats
• Echanges avec les commerciaux afin de determiner la reponse a apporter aux demandes de resiliation
• Quelques echanges telephoniques ou par mail avec les clients, par exemple lorsqu'une facture n'a pas ete recue
• Prise en compte des demandes de modification de contrats et realisation des eventuels avoirs associes
• Transmission des informations aux differents services concernes

La relation client fait donc partie du poste, mais elle reste ponctuelle: le coeur de votre mission est bien la gestion administrative des contrats et leur facturation.

Le profil recherche

Vous disposez idealement d'une premiere experience en administration des ventes, gestion de contrats ou facturation.

Une experience dans un environnement ou la facturation decoule de contrats de service serait particulierement appreciee.

Au-dela de votre experience, nous recherchons surtout une personne tres rigoureuse et methodique. Une erreur lors de la creation d'un contrat pouvant avoir des consequences sur plusieurs facturations, vous avez le reflexe de controler votre travail et de ne pas confondre rapidite et precipitation.

Vous etes reconnu(e) pour:

• Votre grande rigueur et votre fiabilite dans la saisie et le controle des donnees
• Votre aisance avec les chiffres et les mecanismes de facturation
• Votre capacite a lire, comprendre et analyser des documents contractuels
• Votre capacite a assimiler rapidement de nouveaux proce...