Assistant commercial (H/F)
DESCRIPTION Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes. Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail. Vos principales missions sont les suivantes: Gestion administrative et encadrement - Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance; - Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires; - Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences; - Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction; - Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe. Facturation et suivi financier - Établir les factures d'avancement et de fin de prestations; - Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients; - Suivre les encaissements et effectuer les relances clients; - Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements; - Tenir à jour l'échéancier de trésorerie; - Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés. Comptabilité courante - Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés; - Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable; - Réaliser les rapprochements bancaires; - Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation. Paie et administration du personnel - Recueillir et consolider les éléments variables de paie; - Transmettre les éléments validés au prestataire RH; - Tenir à jour les dossiers du personnel: entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc.; - Suivre les présences, congés et absences; - Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs; - Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires. Appels d'offres et conformité administrative - Assurer une veille sur les marchés publics; - Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature: DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références; - Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés; - Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés. Reporting et amélioration des processus - Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe; - Formaliser les procédures internes et les circuits de validation; - Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant; - Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures; - Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative. EXIGENCES Profil recherché Vous êtes titulaire, au minimum, d'un diplôme de niveau Bac+2, tel qu'un: - BTS Gestion de la PME; - BTS Comptabilité et Gestion; - BUT Gestion des entreprises et des administrations; - ou diplôme équivalent. - Vous justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire, associant gestion administrative, facturation, pré-comptabilité et administration du personnel. Compétences attendues - Bonne maîtrise du cycle devis, commande, facture et règlement; - Maîtrise des rapprochements bancaires et de la préparation comptable mensuelle; - Expérience dans la préparation des variables de paie et l'administration du personnel; - Très bonne maîtrise d'Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord; - Aisance avec Word, la messagerie et les outils collaboratifs; - Excellentes capacités rédactionnelles; - Capacité à contrôler et fiabiliser le travail d'un tiers; - La maîtrise de Chorus Pro, des plateformes de marchés publics ou d'un outil de pré-comptabilité tel que Pennylane serait particulièrement appréciée; - Une connaissance du BTP, de l'ingénierie ou de l'environnement des bureaux d'études constituerait un véritable atout. Qualités recherchées - Rigueur, fiabilité et sens du contrôle; - Autonomie et capacité d'anticipation; - Organisation et gestion des priorités; - Discrétion et respect de la confidentialité; - Pédagogie et bienveillance; - Esprit d'analyse et de synthèse; - Bon relationnel et capacité à proposer des solutions. AVANTAGES Conditions proposées - Rémunéra...
5 An(s)