Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Gestion Administrative et Comptable PME pour renforcer notre équipe Administration & Finance.

Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vous occupez un rôle central dans le bon fonctionnement de l'entreprise.
Polyvalent(e), organisé(e) et rigoureux(se), vous intervenez sur des missions variées en administration, comptabilité et administration des ventes. Vous travaillez en lien avec l'ensemble des services et contribuez également à l'amélioration continue de nos méthodes de travail et de nos outils.
Au-delà des activités quotidiennes, vous participerez activement aux projets de modernisation de la fonction Finance et
ADV.

Comptabilité & Gestion

• Assurer la saisie et l'enregistrement des opérations comptables dans le logiciel de gestion: factures clients et fournisseurs, notes de frais, opérations diverses et autres écritures comptables, dans le respect des procédures et des délais.
• Contrôler la conformité et la fiabilité des pièces comptables, vérifier les justificatifs, détecter les éventuelles anomalies et assurer leur traitement et leur intégration dans les outils de gestion.
• Préparer et établir les déclarations de TVA, en veillant à la collecte et au contrôle des éléments nécessaires, à la cohérence des données déclarées et au respect des échéances fiscales.
• Assurer le suivi des règlements et des échéances, notamment par le contrôle des encaissements, le suivi des impayés et la relance des clients, afin de contribuer à une bonne gestion de la trésorerie.
• Réaliser les rapprochements bancaires et contrôler la cohérence entre les opérations bancaires et les écritures comptables.
• Participer aux opérations de refacturation interne, en assurant la collecte, le contrôle et la saisie des éléments nécessaires.
• Contribuer aux clôtures trimestrielles et annuelles, notamment à travers les contrôles comptables, la justification des comptes et la fiabilisation des données financières.
• Participer aux travaux de contrôle de gestion, en contribuant au suivi et à l'analyse des données financières ainsi qu'à l'identification des éventuels écarts.
• Contribuer à l'amélioration et à la sécurisation des processus comptables, en veillant à la qualité des données, au respect des procédures et à l'optimisation des pratiques et des outils de gestion.

Administration Générale

• Assurer la gestion administrative courante et apporter un support aux différents services de l'entreprise
• Gérer l'accueil et les relations avec les visiteurs, partenaires et interlocuteurs externes.
• Organiser les déplacements professionnels et assurer la gestion des moyens généraux.
• Préparer, rédiger et mettre en forme les documents administratifs.
• Assurer le suivi administratif des commandes clients jusqu'à leur facturation.
• Participer à la préparation des dossiers administratifs, notamment dans le cadre des appels d'offres et des demandes de subventions.

Participer à la transformation digitale de l'entreprise

• Participer au déploiement de la facturation électronique et à l'évolution des outils comptables et de gestion.
• Contribuer à la mise en place de solutions de dématérialisation et d'automatisation (OCR, workflows de validation, etc.).
• Participer au déploiement d'une solution de gestion des notes de frais.
• Proposer des améliorations permettant de simplifier, fiabiliser et digitaliser nos processus administratifs, commerciaux et comptables.

Vous appréciez les environnements où la polyvalence, l'autonomie et la qualité du travail sont essentielles.
Vous maîtrisez:

• Les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
• La comptabilité et la gestion administrative d'une PME.
• Les outils informatiques de gestion.
  Un niveau d'anglais professionnel vous permettra d'échanger ponctuellement avec nos partenaires internationaux.