Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)
Offre d'emploi: Assistant polyvalent d'agence H/F BEMING est reconnu pour son expertise en Ingénierie technique et en management de projet tout corps d'état. Grâce à ce savoir-faire en maîtrise d'œuvre globale, nous accompagnons nos clients pour tout programme de construction, surélévation, restructuration ou réhabilitation: du diagnostic jusqu'à l'exploitation, nous mettons au service de nos clients des équipes d'experts en conception à haute valeur ajoutée, management de projet et conseil, qui conjuguent compétences esthétiques, techniques et budgétaires pour une exécution optimisée. Rejoignez une équipe dynamique ! Nous recherchons un.e assistant.e pour un CDD de 5 mois éventuellement renouvelable: Gestion administrative, commerciale, technique et documentaire de l'agence de Bayonne (64), dans le respect des procédures qualité du groupe Beming. Poste rattaché à la DAF du siège et en étroite collaboration avec le Responsable d'agence, vous serez en charge des missions suivantes: Administratif: - Premier contact de l'agence: dispatch des appels et informations, accueil des visiteurs - Travaux de secrétariat: commandes fournitures, courriers,. - Recueillir les éléments de salaire de l'agence pour transmission au siège - Contrôle des notes de frais - Gestion fournisseurs - Gestion de la transmission des pièces comptables au siège - Gestion du matériel de l'agence: téléphone, parc auto. Technique: - Administrer la GED (Gestion Electronique des Documents) pour l'espace Affaires - Administratif au côté des chargés d'affaires / chefs de projets - Contrôle des situations de travaux, devis. - Suivi financier des opérations de travaux, déclarations de sous traitance - Préparation des certificats de paiements, des avenants, PV de réception de chantiers, visa d'agréments,. - Interface avec le client, les entreprises, les collègues en interne - Enregistrement des charges afférentes aux affaires Commercial: - Saisie des devis - Préparation, envoi et suivi des factures - Constituer les dossiers de réponse aux appels d'offres - Accompagner le responsable d'agence dans l'action commerciale: gérer le planning et les RDV, relance, suivi des actions, phoning Savoir être: rigueur et organisation sont maitres mots, gestion des priorités, aimer le travail en équipe Logiciel: pack office (Excel en particulier, Word) Expérience réussie en assistanat de 2 ans minimum Travail en semaine: 20 heures hebdomadaires, horaires à définir Lieu de travail: Lahonce (64)
2 An(s), Bac+2 ou équivalents, S, Bureautique et outils collaboratifs, S, Gestion des emails, S, Gestion des urgences et des imprévus, S, Rédaction d'écrits professionnels, S, Techniques de gestion administrative, S, Techniques de numérisation, S, Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements, S, Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours, S, Préparer et suivre les dossiers de facturation, S, Répondre aux demandes d'information internes et externes, S, Veiller au respect des échéances administratives, S, EXCEL, E, WORD, E