Projektassistenz / Prüfsekretariat (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Projektassistenz / Prüfsekretariat (m/w/d)

Vollzeit oder Teilzeit | Bremen

Deine Stärken liegen im strukturierten Arbeiten, im Umgang mit Dokumenten und in der digitalen Organisation? Gleichzeitig soll dein Job auch zu deinem Leben passen? Im Team STB kannst du die Stelle in Vollzeit oder Teilzeit gestalten und deine Arbeitszeit durch unser flexibles Gleitzeitmodell gut an deinen Alltag anpassen.

Bei uns erwartet dich ein sicherer Arbeitsplatz mit klaren Strukturen und einem vielseitigen Aufgabenbereich, in dem Genauigkeit, Organisation und gute Zusammenarbeit zählen.

Als Ingenieur- und Architekturbüro mit über 75 Jahren Erfahrung arbeiten wir an unseren Standorten Bremen und Potsdam mit über 90 Kolleginnen und Kollegen an anspruchsvollen Projekten im Hoch- und Ingenieurbau.

Was Du bei uns machst

• Du organisierst und begleitest die Dokumentation unserer bautechnischen Prüfungen und bist dabei eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren Ingenieur:innen, der Prüfingenieurin und weiteren Projektbeteiligten.
• Du bereitest Prüfunterlagen, Prüfberichte, Rechnungen und weitere projektbezogene Dokumente sorgfältig vor und stellst deren Vollständigkeit, Korrektheit und nachvollziehbare Ablage sicher.
• Du arbeitest mit verschiedenen Online-Bauakten- und Projektplattformen, pflegst dort die digitalen Projektunterlagen und sorgst durch Upload, Download und eine aktuelle Ordnerstruktur für einen reibungslosen Datenaustausch.
• Du behältst Fristen und organisatorische Abläufe im Blick, koordinierst termingebundene Vorgänge, forderst fehlende Unterlagen gezielt nach und übernimmst die dazugehörige interne und externe Kommunikation.

Was Du schon mitbringen solltest

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Freude an Dokumentenmanagement, Datenerfassung und digitalen Prozessen sowie Interesse daran, dich in neue Software- und Projektplattformen einzuarbeiten – Erfahrung in einem Prüfsekretariat setzen wir nicht voraus
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Sicherheit in Rechtschreibung und Grammatik
• Eine gewissenhafte, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise – auch wenn mehrere Vorgänge parallel laufen
• Du denkst mit, findest pragmatische Lösungen und verstehst dich als Schnittstelle, die Informationen, Unterlagen und unterschiedliche Ansprechpartner zuverlässig zusammenbringt

Das kannst Du bei uns erwarten

• Eine unbefristete Stelle in Vollzeit oder Teilzeit
• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Einen halben freien Tag an deinem Geburtstag
• Wellpass, JobRad und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne Arbeitsplätze in unserem Büro im Bremer Kranhaus
• Einen sicheren Arbeitsplatz mit eingespielten Abläufen und klaren Strukturen
• Kurze Entscheidungswege und ein Team, in dem du dich auf deine Kolleg:innen verlassen kannst

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Schick uns einfach deine Bewerbung und werde Teil von Team STB