Assistant projets (H/F)
Basé(e) au bureau de coordination d'Expertise France à Paris, vous assurez la gestion et la supervision des processus administratifs et financiers liés aux activités d'Expertise France dans le cadre d'un projet de coopération internationale financé par l'Union européenne. MISSIONS PRINCIPALES 1. Gestion des subventions Mettre en place et assurer le suivi du système de gestion des subventions, dans le respect des procédures d'Expertise France et de l'Union européenne. Assurer le suivi et la gestion des budgets, identifier les écarts et proposer les ajustements nécessaires. Superviser la préparation et la transmission des reportings internes et bailleurs. Identifier et contribuer à la maîtrise des risques financiers, opérationnels et de conformité. Préparer et faciliter les audits. Mettre en place et assurer le suivi d'un système d'archivage des documents physiques et numériques. 2.Gestion financière Traiter les paiements et assurer le suivi des journaux de caisse. Effectuer les rapprochements de caisse et bancaires et suivre la trésorerie. Assurer le reporting et la consolidation financière. Contrôler les reportings financiers relatifs au budget d'Expertise France. Appuyer le/la Chef(fe) de projet dans la gestion et la planification budgétaire. Élaborer et réviser les prévisions budgétaires et proposer les ajustements nécessaires. 3. Administration / RH Superviser la préparation et la mise en œuvre des contrats avec les prestataires, fournisseurs et experts. Assurer le suivi des règles et procédures administratives applicables. Participer à la préparation des reportings administratifs. Veiller à l'application des procédures d'archivage et au classement des pièces justificatives. Contribuer à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe et au suivi des formalités administratives. Veiller à l'application des politiques RH au sein du bureau. 4. Logistique et achats Coordonner les processus d'achat et de contractualisation des experts. Superviser la logistique des missions et ateliers: transports, hébergements, visas et avances. Suivre les procédures d'achat et le contrôle des biens, stocks et immobilisations. Veiller à la disponibilité des fournitures et au respect des règles de sûreté et de sécurité. Assurer l'archivage des documents relatifs aux achats et contrats. 5. Coordination Apporter un appui aux assistant(e)s de projet sur les aspects administratifs et financiers. Coordonner les informations administratives et financières avec les équipes et partenaires du projet. Assurer la liaison avec les autres agences partenaires et le bailleur sur les questions de conformité, reporting, paiements et audits. CONTEXTE Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale, membre du groupe AFD depuis 2021. Le projet, financé par l'Union européenne et mis en œuvre par un consortium de partenaires européens, vise à promouvoir la cohésion sociale, réduire les inégalités et renforcer l'inclusion sociale en Amérique latine et dans les Caraïbes. Le projet couvre la région Amérique latine et Caraïbes, avec un focus sur certains pays stratégiques. Il dispose d'un budget total de 43 millions d'euros et est prévu sur une durée de 4,5 ans PROFIL RECHERCHÉ Formation supérieure en finance, administration ou domaine connexe. 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire, idéalement en coopération internationale ou sur des projets financés par l'UE. Bonne maîtrise des fonctions financières, administratives, logistiques et RH. Excellente connaissance des procédures de gestion des subventions de l'Union européenne. Expérience en gestion budgétaire, reporting et relation avec les bailleurs. Solides capacités de coordination, d'organisation et d'analyse. Autonomie, rigueur, leadership et capacité à gérer les priorités et les situations urgentes. Aisance dans un environnement international.
3 An(s), Analyse financière, Bac+3, Bac+4 ou équivalents, S, Bac+5 et plus ou équivalents, S, Fiscalité, S, Analyse des risques financiers, S, Audit comptable et financier, S, Gestion de la conformité, S, Gestion des flux financiers, S, Optimisation des processus, S, Planification de projet, S, Planification des ressources, S, Planification financière, S, Elaborer, suivre et piloter un budget, S, Superviser la gestion financière, S, Améliorer des procédures administratives, S, Analyser les écarts de budget, des coûts et proposer des ajustements, S, Assurer la conformité des pratiques avec les réglementations en vigueur, S, Assurer la gestion administrative d'une activité, S, Concevoir et mettre en œuvre les procédures de gestion administrative interne, S, Contrôler la conformité des procédures internes, S, Contrôler la régularité des états financiers, S, Coordonner et superviser les opérations quotidiennes du service administratif et financier, S, Coordonner les activités entre différents départements, S, Développer des outils de gestion des dossiers, S, Développer des stratégies d'amélioration continue, S, Effectuer des consolidations budgétaires, S, Elaborer des prévisions budgétaires, S, Evaluer des risques financiers, S, Faciliter la collaboration entre les équipes, S, Garantir la fiabilité des comptes et des documents comptables, S, Gérer la trésorerie, le recouvrement, S, Gérer les ressources matérielles d'un service administratif, S, Mettre en oeuvre un contrôle de gestion, un audit interne, S, Négocier des contrats avec des fournisseurs et des distributeurs, S, Piloter une activité, S, Préparer les dossiers et vérifier les risques potentiels tels que la non-conformité réglementaire, S, Produire les documents de synthèse budgétaire, S, Réaliser un contrôle des transactions financières, S, Respecter des engagements budgétaires, S, Suivre le budget de fonctionnement du périmètre confié, S, Superviser le respect des procédures internes, S