Assistant administratif F/H

RESPONSABILITÉS:

LE SERVICE ET L'ÉQUIPE
Dans le cadre de son activité de formation, l'Université de Bretagne Occidentale (UBO) est constituée de différentes Composantes qui regroupent 8 facultés (ou Unités de Formation et de Recherche), 6 Instituts et 11 écoles doctorales.
L'ensemble de ces Composantes de l'UBO disposent de services administratifs dans lesquels œuvrent au quotidien des équipes soudées de personnels administratifs qui interviennent dans un vaste champ d'activités au service des enseignants et de l'épanouissement des étudiants.
À l'occasion de la rentrée universitaire 2026-2027, l'UBO poursuit ses recrutements et propose encore plusieurs opportunités au sein des facultés, notamment sur des fonctions de gestionnaire de scolarité F/H., gestionnaire administratif et comptable F/H.
LE POSTE ET LES MISSIONS
Votre mission principale ?
Selon votre affectation, vous assurerez un ensemble de missions administratives concourant au bon fonctionnement du service: soutien aux activités de scolarité, gestion administrative et comptable, tâches de secrétariat
Vos activités ?

• Vous accueillez et informez un public varié: étudiants, enseignants, personnels, interlocuteurs externes.
• Vous prenez en charge la gestion administrative de dossiers étudiants: inscriptions, réinscriptions, suivi de parcours.
• Vous gérez les tâches relatives au suivi pédagogique des étudiants: suivi mensuel d'assiduité, suivi de notes.
• Vous traitez les aspects logistiques des cours et examens: réservation de salles, etc.
• Vous contribuez au suivi et à la mise à jour des outils de gestion: logiciel de scolarité (Apogée), tableaux de suivi des activités, bases de données.
• Vous veillez à la diffusion et à la bonne circulation de l'information au sein de votre structure, ainsi qu'auprès des autres services et des partenaires extérieurs.
• Vous préparez les demandes d'achat du service et réceptionnez les commandes.
• Vous planifiez et organisez les réunions et déplacements des personnels de votre structure.
• Vous participez au suivi financier et budgétaire de votre structure.
• Vous réalisez l'ensemble des tâches de secrétariat courant: frappe de documents (courriels/attestations), mise en forme, classement et archivage.

PROFIL RECHERCHÉ:

VOTRE PROFIL
Vous disposez d'une formation administrative ou d'une expérience sur un poste similaire et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.
Vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l'utilisation de logiciels.
Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et savez gérer simultanément des activités variées.
Vous êtes apprécié(e) pour vos qualités relationnelles et votre sens du service, vous permettant d'interagir avec des interlocuteurs divers (étudiants, enseignants, partenaires).
Vous êtes à l'aise dans la rédaction de contenus et dans le traitement de données chiffrées.
Vous êtes autonome tout en appréciant le travail en équipe.
Vous êtes capable de vous adapter à des périodes d'activité soutenue, notamment en lien avec le calendrier universitaire.