Assistant administratif H/F

Véritable chef d'orchestre administratif de nos projets, tu assures le lien entre les bureaux d'études, les ateliers de production et nos partenaires externes. Ton sens du détail fluidifie les échanges, optimise les processus entre services et garantit une traçabilité impeccable - jusqu'au soutien direct des équipes opérationnelles sur notre site d'Aix en Provence (83)

Missions principales

-Gestion administrative des affaires.
-Analyser les demandes clients et les besoins transmis par les chargés d'affaires.
-Participer à la préparation des chiffrages et des devis.
-Consulter les fournisseurs et recueillir les informations nécessaires aux études de prix.
-Créer, mettre à jour et envoyer les devis.
-Assurer le classement et l'archivage des documents.
-Créer les numéros d'affaires selon les procédures internes.
-Réceptionner et traiter les bons de commande.
-Vérifier la cohérence entre les devis, les commandes clients et les éléments techniques.

• Compétences à gérer les urgences (Être flexible, empathique et réactif )
  -Suivi des achats et les commandes des fournisseurs et relancer si nécessaire.
  -Contrôler les délais annoncés.
  -Suivi des affaires en cours avec le Responsable (retards, écarts, points bloquants, impact financier).
  -Préparer les éléments nécessaires au bureau d'études et à l'atelier.
  -Transmettre les informations techniques et administratives utiles à la réalisation des chantiers.
  -Assurer le suivi de l'avancement.
  -Mettre à jour les tableaux et outils de suivi.
  -Faciliter la circulation des informations entre les différents services.
  -Suivi de la facturation.
  -Rassembler les documents nécessaires à la clôture des affaires.
  -Vérifier la conformité des éléments administratifs et commerciaux.
  -Transmettre les informations nécessaires à la comptabilité.
  -Signaler les éventuels écarts ou documents manquants.
  -Apporter un soutien administratif au responsable.
  -Participer à la préparation et au lancement des chantiers.
  -Assurer le suivi des actions engagées.
  -Répondre aux demandes de premier niveau et transmettre les sujets nécessitant une décision au référent concerné.

Ce poste exigeant, nécessite une personnalité affirmée, une précision à toute épreuve et la capacité de naviguer entre des missions variées, ainsi qu'un solide bagage technique. Un BTS, DUT ou BUT et/ou une expérience significative de 2 à 5 ans minimum dans un environnement similaire sera un véritable atout: tu auras déjà été confronté à des dossiers complexes, des délais serrés et des interlocuteurs variés. Tes compétences en bureautique, notamment avec les logiciels Word, Excel et des outils de gestion de projets, seront essentielles pour rédiger des documents clairs et précis. Une bonne connaissance des normes techniques (comme les codes de construction ou les réglementations industrielles) est un plus, tout comme une aisance à travailler en équipe et à t'adapter rapidement aux besoins changeants des projets. Ton organisation, ta réactivité et ton sens aigu des priorités feront de toi un allié précieux pour notre entreprise. Si tu es passionné par l'industrie, que tu aimes relever des défis et que tu as à cœur de contribuer à des projets ambitieux, alors ce poste est fait pour toi !