2 POSTES ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) AU SEIN DE LA DIRECTION DES SYSTÈMES DINFORMATION ET DES SERVICES ÉCONOMIQUES / ASSISTANT(E) DE PAYE - H/F

Description:

Recrutement d'un temps plein partagé entre 2 services et d'un mi-temps dédié à un service, répartition en fonction du profil des candidats:
Le service informatique au sein de la Direction des Systèmes d'information (à 50%).
Assure le suivi administratif des opérations relevant de la Direction des Systèmes d'Information;
Assure des tâches administratives diverses (suivi du temps de travail de l'équipe, gestion des demandes de cartes CPE, pas-à-pas)
Au sein des services économiques (à 50%): a pour mission d'assurer la gestion du processus comptable, des liquidations et du mandatement des factures relatives aux comptes budgétaires dont il a la charge.
Au sein du service de la Direction des Ressources Humaines composé de 20 agents, vous serez adjoint administratif au sein du secteur de la paye (à 50%).
Le secteur de la paye gère les rémunérations du personnel non médical et médical du Centre Hospitalier de Carcassonne (environ 2000 bulletins par mois).

Description du poste
Vos missions seront les suivantes:
Sur la partie assistant administratif de la Direction des Systèmes d'information:
Assure le suivi administratif des opérations:

• assure le suivi du budget PPI_45 de la DSI
• référent de l'ensemble des procédures de la DSI concernant les commandes, les contrats et les marchés,
• participe à l'élaboration des contrats et la rédaction des commandes en lien avec les Ingénieurs et techniciens de la DSI, les fournisseurs et la Direction des Services économiques;
• en relation avec la Cellule Marchés, coordonne la mise au point et prend en charge une partie de la rédaction des marchés publics en lien avec Ingénieurs et techniciens de la DSI;
• assure le suivi de la passation et de la notification des commandes et des marchés,
• assure le suivi des bons de livraisons et communique les informations relatives à ces documents aux agents de la DSI concernés,
• vérifie les services faits en relation avec les agents de la DSI concernés,
• transmet toutes les pièces nécessaires aux différentes Directions et Services concernés,
• est en mesure de fournir des informations susceptibles d'être utilisées par le Contrôle de Gestion.
  Assure des tâches administratives:
• rédige des notes et des courriers divers pour la DSI;
• prend en charge la réalisation des documents administratifs,
• assure le suivi et le renouvellement des contrats de maintenance et d'assistance en relation avec la Direction des Services économiques;
• Saisie et suivi de la gestion du temps de travail (congés, RTT, Télétravail) sur le logiciel GTT, relai interne pour les affaires RH (Etat des astreintes et travaux supplémentaires, entretien annuel, frais de déplacement, formation, Accueil stagiaires.)
• Gestion des demandes de cartes CPE
• Assistance logistique des projets et du service
  Sur la partie assistant administratif de la Direction des Services économiques:
  Liquidation et Mandatement des factures:
• Réception des factures sur le portail CHORUS
• Rapprochement des factures et des commandes
• Contrôle du service fait
• Contrôle de l'exactitude de la facture au regard du marché et/ou devis et de la réception
• Scanner les factures réceptionnées au format papier (hors Chorus) pour une liquidation en pré démat
• Liquidation des factures
• Mandatement des liquidations
• Suivi et traitement des litiges et contentieux en lien avec l'encadrement, les fournisseurs et la Trésorerie
  Suivi des engagements et liquidations sur les comptes d'exploitation:
• Participation à la clôture annuelle conformément aux procédures définies
• Contrôle régulier de l'état des commandes non réceptionnées et/ou non facturées
  o Faire les corrections
  o Annulation des reliquats
  o Relance des fournisseurs- demander les duplicatas de factures
  o Relance des personnes en charge de la validation du service fait
  Sur la partie assistant de paye:
• Traitement des éléments variables de paye du personnel non médical
• Calcul et saisie des éléments de permanence des soins du personnel médical
• Participation au tri des bulletins de paye pour envoi aux agents
• Intégration des recrutements de personnel médical dans le logiciel de gestion RH
• Appui au suivi budgétaire

Conditions de travail:

• Activité partagée 50%/50% sur 2 secteurs pour le 100%
• Et exclusive sur 1 secteur à 50%
• Journées de 7h40 du lundi au vendredi sur une amplitude horaire entre 8h et 17h

Profil recherché:

• Niveau BAC exigé;
• Maîtrise de l'outil informatique: word, excel
• Connaissances en comptabilité