SECRETAIRE - ACCUEIL (H/F)

Le Centre social Wittacité - association d'éducation populaire, agréé Centre social par la CAF propose des activités à caractère social, éducatif, culturel et de loisirs en direction de la population de son territoire d'intervention de Wittelsheim. Le Centre social Wittacité est un lieu d'animation de la vie sociale de Wittelsheim permettant aux habitants d'exprimer, de concevoir et de réaliser leurs projets. Les services de proximité, les activités (éducatives, culturelles, de loisirs, familiales et sociales) et les projets proposés visent à favoriser le lien social, familial, intergénérationnel ainsi qu'à promouvoir les initiatives des habitants. Les missions s'inscrivent dans le projet du Centre social en relation étroite avec les services et l'ensemble de la direction. Participe à la mission d'accueil du Centre social Wittacité et au fonctionnement quotidien du Centre social Wittacité et de ses différents sites. Participation régulière à la gestion des dossiers de la Direction. Propose une offre globale d'information, d'orientation et de facilitation en matière d'accès au droit au sens large: - Accueille le public - Développe et coordonne une offre globale d'information et d'orientation - Écoute, informe, oriente les publics - Contribue au recueil des besoins des habitants et de leurs idées de projets collectifs - Participe au développement des liens partenariaux de proximité - Participe à la communication: élaboration de support (newletters, affiches..) Réalise le secrétariat du Centre Social et les prises de RDV des services dans les locaux du Centre Social et participe au secrétariat de la structure. Contribue au Projet Social et de son évaluation RELATIONS DU POSTE Relations internes: Salariés du Centre Social des différents services Bénévoles du Centre Social Direction Relations externes: Habitants (tout public) Partenaires institutionnels Associations COMPÉTENCES/APTITUDES Savoirs: Connaissance et maîtrise des orientations stratégiques et des objectifs généraux du projet social Connaissance des orientations et de l'organisation de l'association Connaissance du projet social du Centre Social Connaissance des procédures en vigueur dans les collectivités (mairies, caf, m2a.) Connaissance des procédures de gestion administrative liée à son activité et de secrétariat Connaissance des principes de « service » dans l'équipement (laïcité, égalité, confidentialité...) Connaissance des interlocuteurs, des missions et des modes d'organisation des acteurs locaux Connaissance de l'offre de service disponible sur le territoire (missions, dispositif et projets des acteurs locaux) Savoirs faire: Être en capacité de: Connaître/maîtriser les outils informatiques bureautiques dédiés Maîtrise des techniques d'accueil, d'information et de communication Créer les outils nécessaires à l'animation de l'espace accueil Utiliser les outils de suivi (enregistrement d'inscriptions, statistiques d'accueil.) Contribuer à l'atteinte des objectifs spécifiques au projet accueil Faciliter et développer l'implication et la participation des habitants dans les projets Faire le lien avec l'équipe du centre, les habitants et partenaires de proximité Rédiger des courriers et remplir les formulaires administratifs Gérer les plannings (prêt de salles, permanences horaires d'ouverture.) Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l'oral ou à l'écrit Etre capable de s'adapter à une situation et à son interlocuteur, savoir gérer les tensions Savoirs être: Etre accueillant, disponible, réactif et faire preuve de discrétion Sens de l'écoute, rigueur, patience

24 Mois, Bac+2 ou équivalents, E, Accueil, Bac+3, Bac+4 ou équivalents, gestion administrative, secrétariat, E, Agent d'accueil et de secrétariat, E, Bac pro métiers de l'accueil, E, Bureautique et outils collaboratifs, E, Logiciel de traitement de texte, E, Méthode de classement et d'archivage, S, Règles et consignes de sécurité, S, Techniques de communication orales, écrites et numériques, S, Techniques de gestion du stress, S, Techniques de présentation, E, Techniques de prise de notes, S, Utilisation de logiciels de tableur, E, Accueillir, orienter, renseigner un public, E, Identifier, traiter une demande client, E, Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements, E, Assurer la confidentialité des échanges et informations, E, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, E, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, E, Fournir des informations générales sur l'entreprise, E, Garantir un suivi administratif, E, Gérer l'accueil téléphonique, E, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, E, Maintenir une communication claire et professionnelle, E, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, S, Organiser l'agenda des réunions, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Rédiger des messages et des emails professionnels, S, Relayer de l'information, S, Surveiller les livraisons et les expéditions, S, Utiliser les outils numériques, E, Connaître/maîtriser les outils informatiques, E, Maîtrise des techniques d’accueil, d’information, E, Maitrise des techniques de communication, E