1 Adjoint Administratif H/F - IFSI/IFAS/IFA (H/F)

Le Centre Hospitalier de l'Agglomération de Nevers, site de référence du Groupement Hospitalier de Territoire de la Nièvre (constitué de 9 établissements) dans plusieurs disciplines (MCO, Soins de Suite et Réadaptation, Pédopsychiatrie, Gériatrie) offre une large gamme de soins pour des pathologies variées et pour des patients de tous âges. Les activités se regroupent en 9 pôles disposant d'un plateau technique moderne (Gamma Caméra à détecteurs digitaux, TepScan, 2 IRM, Scanner, médecine nucléaire). Plus de 2000 personnes mettent leur professionnalisme et leurs compétences au service des usagers pendant la durée de leur séjour pour répondre à leurs attentes et prodiguer des soins alliant à la fois sécurité et qualité.

Mission générale:
Le titulaire du poste a une double mission d'accueil et de secrétariat:

• Recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché,
• Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature,
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'institut,
• Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions,
• Gérer administrativement la formation en soins infirmiers (gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l'enseignement, gestion des activités liées aux épreuves de sélection et à la diplomation.) en collaboration avec l'assistante formation IFSI,
• Assurer le secrétariat des instances et des réunions,
• Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou les coordonnateurs pédagogiques.

Activités principales:

• Organiser des réunions, visites, événements,
• Accueillir le public (apprenants, candidats, intervenants.),
• Informer les personnes dans le domaine de la formation (épreuves de sélection, financement, suivi de la formation.),
• Remettre des dossiers, reproduire et diffuser des documents en respectant la confidentialité, réaliser la mise sous enveloppe et l'envoi de courriers,
• Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances,.),
• Gérer le secrétariat des instances et des réunions: convocation, préparation, accueil, prise de notes, rédaction des comptes rendus, des décisions.,
• Gérer les différentes activités dans le respect de la confidentialité: mouvements en formation, accidents du travail et présence des étudiants/élèves, mises en stage, épreuves de sélection IFSI/IFAS, certification des apprenants, dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants et indemnités / frais de déplacement des étudiants, suivi du financement des formations, facturation,
• Réaliser des tableaux de bords et des rapports d'activités,
• Assurer une veille réglementaire,
• Assurer le classement et l'archivage des documents,
• Etablir / actualiser, organiser et mettre en œuvre de processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine.