Alternant(e) assistant administratif Achats et marchés publics (H/F)

MISSION PRINCIPALE
Apporter un appui administratif et opérationnel aux différents services de SoleGets, principalement sur les achats et les marchés publics. Le poste contribue à la gestion courante des achats, à la mise en place des outils et procédures internes (logiciel achats, nomenclature et procédure d'achat) ainsi qu'au suivi administratif des consultations et des marchés publics.

MISSIONS

1. ACHATS
   a. Gestion opérationnelle des achats et déploiement du logiciel

• Saisir et traiter les bons de commande et bons de livraison pour le compte de plusieurs services, afin de les soulager dans la gestion quotidienne des achats; veiller à la cohérence commandes / livraisons / factures.
• Participer au déploiement du nouveau logiciel achats (AGICAP) et rédiger des modes opératoires simples et pratiques pour faciliter sa prise en main par les différents services.

b. Nomenclature et pilotage des achats

• Finaliser et mettre à jour la nomenclature d'achats à partir de l'analyse historique des dépenses; fiabiliser le rattachement des fournisseurs et commandes aux familles d'achats.
• Analyser les dépenses et achats récurrents afin d'identifier les besoins de mise en concurrence, de regroupement ou d'accord-cadre et contribuer à leur priorisation.
• Produire et tenir à jour les tableaux de suivi utiles au pilotage des achats.
• Identifier des pistes d'optimisation économique en proposant, lorsque cela est pertinent, des regroupements de commandes entre services, avec la mairie ou avec d'autres stations.

c. Procédure d'achat

• Participer à la rédaction et au déploiement d'une procédure d'achat simple et proportionnée, notamment pour les achats de faible montant.
• Créer des supports pratiques permettant de tracer la mise en concurrence et le choix du fournisseur: fiches réflexes, modèles de consultation et tableaux d'analyse.
• Tester la procédure avec les services, contribuer à sa diffusion et accompagner les utilisateurs dans sa prise en main.

1. MARCHÉS PUBLICS

• Mettre à jour le tableau de synthèse des marchés et suivre les échéances.
• Participer à la préparation administrative des consultations: vérification des pièces, tableaux d'analyse, rapports
• Participer à la notification des marchés: préparation et envoi des formulaires de rejet, acceptation, notification
• Suivre les pièces administratives des titulaires.
• Publier les données essentielles des marchés.
• Participer à la programmation annuelle des marchés et accords-cadres.

1. MISSIONS TRANSVERSALES
   En complément des missions principales et selon les priorités du service administratif:

• Participer à la préparation et à la rédaction du rapport annuel du délégataire.
• Assurer le traitement administratif des réservations de la garderie touristique.
• Participer à la gestion des tenues professionnelles et des équipements mis à disposition des salariés.
• Apporter un appui ponctuel au service QHSE selon ses besoins.
• Pré-remplir les formulaires de récépissé DT/DICT et assurer divers suivis administratifs simples.
• Participer à l'accueil téléphonique et apporter un renfort administratif ponctuel aux différents services.
  PROFIL ET COMPÉTENCES
• Formation en gestion administrative, achats, gestion d'entreprise, droit ou assistanat de gestion. Une formation initiale aux marchés publics est prévue sur le temps de travail.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques; Excel avancé apprécié. Aisance avec les outils numériques et qualités rédactionnelles.
• Capacité à structurer et analyser des données, suivre des échéances, contrôler la complétude d'un dossier et appliquer une procédure.
• Rigueur, organisation, fiabilité, autonomie progressive, discrétion, sens pratique, esprit d'équipe et qualité de service.

Rythme d'alternance souhaité: Présence en entreprise chaque semaine, idéalement 2jours/3jours