Toimistoavustaja

Toimistoavustaja

Etsimme huolellista, palveluhenkistä ja oma-aloitteista toimistoavustajaa monipuolisiin toimistotehtäviin. Tehtävässä huolehdit toimiston päivittäisen toiminnan sujuvuudesta sekä asioit työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa.

Työ sopii henkilölle, joka pitää järjestyksestä, osaa ottaa vastuuta omista tehtävistään ja pystyy työskentelemään itsenäisesti erilaisissa toimistotilanteissa.

Työtehtäviin kuuluu muun muassa

• toimiston päivittäisten käytännön asioiden hoitaminen

• saapuvan ja lähtevän postin vastaanottaminen, lajittelu ja lähettäminen

• sähköpostien ja muiden toimistoviestien käsittely ja välittäminen

• puheluihin ja yhteydenottoihin vastaaminen sekä asiakkaiden ohjaaminen oikealle henkilölle

• asiakkaiden ja vierailijoiden vastaanottaminen ja neuvonta

• työntekijöiden kanssa kommunikointi ja heidän avustamisensa käytännön toimistoasioissa

• ajanvarausten ja tapaamisten käytännön järjestelyissä avustaminen

• kokousten ja tapaamisten käytännön järjestelyissä avustaminen

• muistiinpanojen tekeminen kokouksissa ja keskusteluissa sekä tietojen välittäminen eteenpäin

• asiakirjojen, lomakkeiden ja muiden toimistodokumenttien käsittely ja arkistointi

• tietojen syöttäminen ja päivittäminen järjestelmiin

• toimistotarvikkeiden tilaaminen ja varaston seuranta

• toimiston yleisestä järjestyksestä ja viihtyisyydestä huolehtiminen

• muut tavanomaiset ja kevyet toimisto- ja hallintotehtävät tarpeen mukaan

• tarvittaessa asioiden hoitaminen toimiston ulkopuolella ja työtehtäviin liittyvä liikkuminen.

Edellytämme

• sujuvaa venäjän kielen taitoa

• hyvää englannin kielen taitoa

• riittävää suomen kielen taitoa päivittäiseen työskentelyyn, asiakas- ja työyhteisöviestintään sekä kirjalliseen viestintään

• voimassa olevaa B-luokan ajokorttia

• hyviä vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja

• huolellista ja järjestelmällistä työotetta

• oma-aloitteisuutta ja kykyä itsenäiseen työskentelyyn

• perustason tietoteknisiä taitoja ja valmiutta käyttää erilaisia toimisto-ohjelmia ja sähköisiä järjestelmiä

• joustavuutta ja palveluhenkistä asennetta

• valmiutta työtehtäviin liittyvään matkustamiseen.

Työhön liittyvä matkustaminen

Tehtävään kuuluu ajoittaista työmatkustamista ja liikkumista työtehtävien mukaan. Työ voi edellyttää matkustamista esimerkiksi asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden tai muiden työtehtävien hoitamiseen liittyvien kohteiden välillä.

Tarjoamme

Tarjoamme monipuolisen ja käytännönläheisen toimistotyön, jossa tehtävät vaihtelevat päivittäisten tarpeiden mukaan. Työssä pääsee käyttämään ja kehittämään kielitaitoaan sekä työskentelemään eri kieliä puhuvien asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa.

Tehtävässä korostuvat erityisesti venäjän, englannin ja suomen kielen käyttö, hyvät asiakaspalvelutaidot sekä kyky hoitaa useita käytännön asioita samanaikaisesti.

Sähköposti: