Assistant / Assistante administration des ventes

L'assistant administration des ventes, un élément indispensable qui veille avant tout à la satisfaction des clients. Les missions:

• Gérer les commandes clients de la réception jusqu'à la livraison
• Assurer le suivi des dossiers clients et la mise à jour des bases de données
• Coordonner avec les différents départements pour assurer la fluidité des opérations
• Traiter les réclamations et les retours en collaboration avec le service après-vente
• Préparer les documents commerciaux et administratifs nécessaires

Vos missions:

FONCTION ADMINISTRATION DES BASES

• Administration de la base clients par la création et la mise à jour des comptes clients
• Administration de chaque saison
• Commandes réseau
• Commandes EDI
• Commandes Manuelles
• Suivi particulier OP et implantation centrales
• Gestion des souffrances transport
• Facturation manuelle

FONCTION GESTION DES AVOIRS RETOURS ET DEMARQUES

• Avoirs Retours
• Avoirs Démarques

FONCTION GESTION DES LITIGES

• Constitution des dossiers (recherche d'informations, contrôles.)
• Demande éventuelle de validation CR/RE
• Constitution des avoirs manuels
• Demande de remboursement (via mail ou sur portail clients)
• Mise à jour du fichier Excel de suivi

FONCTION TRAITEMENT DES APPELS TELEPHONIQUES ET MAILS

• Appel réseau de vente (Recueil et analyse de l'appel, recherche de solutions pertinentes et mise à jour AS400)
• Appel + courriers clients (Recueil et analyse de l'appel/courrier, recherche de solutions pertinentes et mise à jour AS400)
• Appel + mails consommateurs (Recueil et analyse de l'appel/courrier, recherche de solutions pertinentes et archivage documents)
• Appel + courrier divers (Mission standard téléphonique)
• Gestion des problématiques récurrentes

FONCTION OPTIMISATION DES LIVRAISONS

• Etablissement des taux de service par enseigne
• Contrôle/validation des factures pénalités pour manquants/retard de livraison
• Mise à jour des suivis des colis avec stop PO/dispo si quota atteint

POLE CLIENTS DIGITAL

• Gestion des clients type Amazon
• Appui du service logistique E-commerce:
  -Traitement des appels téléphoniques et mails via les outils existants (Gorgias..)
• Gestion des litiges
• Gestion partielle des avoirs
• Assure en soutien la gestion des échantillons

POLE « AIDE » au Service COLLECTION

• Soutien organisation des collections réseaux (y compris les éléments promotionnels), centrales et autres clients internes/externes:
  -Proposition réunions en interne pour assurer la disponibilité des produits
• Aide, soutien de la mise en œuvre et suivi de la préparation des colis dans les temps impartis
• Aide à la gestion des demandes d'échantillons réseau par la mise à jour du courrier type, impression, transfert et information au RS au départ du colis

Pôle assistanat responsable Administration commerciale Hors GMS

• Assistance de la Responsable Administration Commerciale Hors GMS dans toutes ses missions:
  -Mise à jour des procédures concernant les MagU+Internet au fur et à mesure de leurs évolutions
  -Etablissement des factures fin de mois pour les MagU et Internet, après extract des données
  -Gestion de l'outil Firstmag ( création articles, documents des achats.)
  -Gestion des retours colis Internet
  -Sortie des bons de préparations tous circuits
  -Mise à jour des tables/catalogues
  -autres missions ponctuelles