Assistant(e) au secrétariat général (H/F)

CONTEXTE ET ENJEUX
Au sein de la Direction de l'administration générale, l'assistant(e) au Secrétariat général assure un rôle central dans l'organisation et le suivi administratif des activités de la Direction générale. En lien direct avec la Direction générale des services, il/elle contribue au bon fonctionnement des instances municipales, au suivi des dossiers d'actualité, à la circulation de l'information et à la sécurisation des procédures administratives. Par sa rigueur, son organisation et sa capacité à travailler en transversalité avec les services municipaux, il/elle participe à garantir la qualité et la continuité du service public.

FINALITÉ DU POSTE
Assurer l'assistance administrative et organisationnelle du Secrétariat général et de la Direction générale, en contribuant au suivi des instances municipales, des actes administratifs, des dossiers transversaux et des activités courantes du service.
Le poste contribue à garantir:

• La fiabilité et la sécurisation des procédures administratives.
• Le respect des échéances liées aux instances municipales.
• Une circulation efficace de l'information.
• Un appui administratif de qualité auprès de la Direction générale et des services.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Accueil et courrier:

• Assurer l'accueil des rendez-vous du Secrétariat général et le suivi des parapheurs.
• Gérer le courrier entrant (ouverture, enregistrement, orientation et diffusion via le logiciel dédié).
• Préparer et mettre en forme les courriers de la Direction générale, du Secrétariat général et de la commande publique.

1. Organisation et suivi du Conseil municipal et des instances

• Organiser et préparer les séances du Conseil municipal et des commissions municipales.
• Préparer les ordres du jour, convocations et documents nécessaires aux instances.
• Assurer la transmission des documents nécessaires à la tenue des instances aux élus.
• Préparer les salles du Conseil municipal et des commissions.
• Coordonner la collecte des éléments nécessaires à la préparation des dossiers (notes techniques, notes de synthèse, projets de délibérations).
• Assurer les relances auprès des services afin de garantir le respect des échéances.
• Assurer le suivi des délibérations après validation.
• Effectuer la transmission des actes au contrôle de légalité via les outils dédiés.
• Assurer le suivi administratif des conventions, décisions et arrêtés (Formalisation des documents, suivi des signatures et recensement et centralisation des exemplaires originaux).

1. Suivi des assurances

• Assurer le suivi administratif des contrats d'assurance de la collectivité.
• Déclarer les sinistres auprès des assureurs.
• Assurer le suivi des dossiers en lien avec les services concernés.
• Assurer le suivi des contentieux en cours avec les services concernés.

1. Gestion administrative et budgétaire du Secrétariat général

• Assurer le contrôle des factures du service.
• Vérifier la conformité des commandes réalisées et la réception des prestations.
• Saisir les bons de commande pour les fournitures administratives.
• Assurer le suivi administratif des dépenses du service.

1. Activités connexes

• Gérer les commandes de fournitures administratives.
• Assurer la gestion et le suivi des stocks.
• Apporter un appui administratif aux dossiers suivis par le Secrétariat général, notamment en lien avec la commande publique.
• Assurer le secrétariat de la Direction générale.
  CONDITIONS D'EXERCICE
• Travail principalement en mairie.
• Relations quotidiennes avec les élus, la Direction générale, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
• Gestion simultanée de plusieurs dossiers et échéances.
• Respect strict du devoir de réserve, de la confidentialité et de la discrétion professionnelle.
• Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels métiers.