Chef de service - Cheffe de service (H/F)
Le poste d'assistant administratif en CPTS a pour objectif de: - Assurer le fonctionnement administratif quotidien de la structure - Fluidifier l'organisation interne - Être un premier niveau de réponse autonome aux professionnels de santé et partenaires - Soutenir opérationnellement la direction et les chargés de mission - Garantir le suivi administratif des actions et des projets - Contribuer à la continuité et à la qualité de fonctionnement de la CPTS Mission 1: Assurer le fonctionnement administratif de la CPTS - Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique - Veiller au bon fonctionnement administratif quotidien de la structure - Assurer le suivi des courriers, courriels et dossiers administratifs - Traiter les demandes des professionnels de santé, partenaires et prestataires - Rechercher les informations nécessaires et apporter un premier niveau de réponse en autonomie - Gérer le classement et l'archivage des documents Mission 2: Assurer le suivi administratif de la vie associative - Préparer les réunions (Bureau, CA, AG, groupes de travail) - Élaborer les convocations, feuilles d'émargement et comptes-rendus si besoin - Assurer le suivi des adhésions et mettre à jour les bases de données - Participer à l'organisation administrative des événements de la CPTS - Réserver les salles, gérer les commandes de restauration et assurer le suivi des prestataires - Suivre les stocks et anticiper les besoins d'approvisionnement - Assurer le suivi administratif des prestataires intervenant dans les locaux (ménage, maintenance, informatique, sécurité, etc.) Mission 3: Apporter un appui administratif à l'équipe - Assurer un soutien administratif à la Directrice (suivi des factures et suivi des indemnités adhérents) et aux chargés de mission - Participer au suivi des projets et des actions de la CPTS - Préparer les documents administratifs nécessaires aux réunions et actions - Assurer le suivi des tableaux de bord et des échéances administratives - Être force de proposition pour améliorer l'organisation et les procédures administratives Les prérequis pour le poste Les « savoirs » - Maîtrise des outils bureautiques et numériques - Bonnes capacités rédactionnelles - Connaissance du fonctionnement associatif appréciée Les « savoir-faire » - Organiser et prioriser son activité - Gérer plusieurs dossiers simultanément - Rechercher une information et apporter une réponse adaptée - Travailler en équipe - S'approprier les outils numériques et collaboratifs de la CPTS - Gestion des interlocuteurs multiples Les « savoir-être » - Adaptabilité - Organisation et rigueur - Autonomie - Sens du service - Esprit d'équipe - Réactivité - Force de proposition Profil recherché Formation de niveau Bac à Bac+2 en administration, gestion, secrétariat ou domaine équivalent. Une expérience (au moins 2 ans) sur un poste administratif est appréciée, idéalement dans un environnement associatif Une connaissance du fonctionnement des CPTS constitue un atout mais n'est pas indispensable Qualification, contrat, statut, lieu, mobilité Type de contrat: CDI temps plein Catégorie d'emploi: Statut non-cadre Temps de travail: Forfait 35 heures Lieu: Présentiel (siège social) Mobilité: Déplacement ponctuel Convention collective: Droit du travail Avantage: Ticket restaurant et mutuelle Rémunération: Entre 2000 € brut et 2300 € brut selon profil et expériences
2 An(s), Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Accueillir, orienter, renseigner un public, S, Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements, S, Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours, S, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, S, Gérer les réservations de salles et de matériel, S, Participer à l'organisation d'événements internes, S, Préparer et suivre les dossiers de facturation, S, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, S, Répondre aux demandes d'information internes et externes, S, Utiliser les outils numériques, S, Veiller au respect des échéances administratives, S