Office Manager - Bilingue anglais (H/F)

Une société biopharmaceutique marseillaise de 21 personnes, opérant dans le domaine de la recherche sur le diabète et en Ophtalmologie, recherche un(e) Office Manager.
Rattaché(e) au Directeur Financier et Administratif, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de la société et contribuerez directement à son développement.

Véritable point de coordination transverse, vous interviendrez à l'interface entre la Direction, les collaborateurs, les fournisseurs, les prestataires externes et les différents partenaires de l'entreprise. Vous assurerez le suivi opérationnel d'un large éventail de sujets administratifs, financiers, RH, contractuels et liés à la gestion des locaux.

Vos missions:

Finance et Achats

• Gestion administrative des achats, commandes et engagements de dépenses, incluant les ordres de service R&D, les commandes pour le laboratoire, et les contrats et engagements de du périmètre Corporate et Administratif. Tenue d'une base permettant de suivre les engagements.
• Gestion du processus de traitement des factures fournisseurs, incluant leur enregistrement, contrôle, et préparation des paiements hebdomadaires.
• Suivi des relations avec les fournisseurs et contribution à la bonne maîtrise des engagements et dépenses.
• Vérification et traitement des notes de frais. & Vérification des dépenses Carte Corporate et des justificatifs.
• Interaction avec le cabinet comptable et les autres conseils externes
• Contribution à la préparation des dossiers et justificatifs nécessaires au Crédit d'Impôt Recherche, aux différents travaux d'audit,
• Participation à la préparation de rapports financiers ou administratifs selon les besoins.

Contrats & Juridique

• Préparation, suivi et mise à jour des contrats et documents contractuels
• Organisation et tenue d'une base documentaire permettant de suivre les contrats.
• Suivi de la bonne finalisation des documents et gestion du processus de signature.
• Coordination administrative des programmes d'assurance de la société.

RH & Administration du Personnel:

• Préparation et suivi administratif des contrats de travail et des dossiers du personnel.
• Coordination des processus d'intégration: préparation de l'arrivée, matériel, accès, outils et informations nécessaires au démarrage.
• Suivi des congés, absences, heures supplémentaires et jours de récupération.
• Préparation et le suivi de la paie mensuelle en coordination avec le cabinet comptable.
• Suivi des obligations et rendez-vous liés à la médecine du travail.
• Administration des dispositifs sociaux et avantages proposés aux collaborateurs,
• Support aux réunions et au bon fonctionnement du Comité Social et Economique.

Office Management:

• Pilotage du fonctionnement quotidien des bureaux et anticipation des besoins
• Dans le cadre d'un projet de déménagement, recherche de nouveaux locaux, support au transfert et à l'installation & Coordination des projets d'aménagement
• Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de services: sélection, suivi des prestations, négociation et renouvellement des contrats.
• Coordination de l'entretien, de la sécurité, de la maintenance et des interventions techniques.
• Suivi des coûts associés aux services généraux et contribution à leur optimisation.
• Veille au maintien d'un environnement de travail fonctionnel, sécurisé, conforme aux exigences
• Organisation des déplacements professionnels et des événements internes

Soutien à la Direction:

• Préparation et coordination logistique des réunions du Conseil d'Administration
• Préparation, centralisation et suivi de certains documents et informations nécessaires aux instances de gouvernance

Profil:

• Au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans un environnement de PME sur un poste similaire
• Bonne organisation, autonomie et rigueur
• Bilingue anglais impératif

Télétravail: 3 jours/semaine