Assistant de gestion F/H H/F
Suite à un départ à la retraite, nous recrutons: Un Assistant/Une Assistante de gestion F/H Poste en CDI, à temps plein, à pourvoir dès que possible. Poste basé au Siège à Villeurbanne (accessibilité métro A/ tram T3 - arrêt Vaulx-en-Velin La Soie, piste cyclable,.) Vous aimez organiser, suivre, fiabiliser et exploiter des données ? Rejoignez notre service Vie et Amélioration du Patrimoine (VAP), et contribuez, grâce à vos compétences administratives et informatiques, à la gestion près de 50 contrats d'entretien et de maintenance (ascenseurs, espaces verts, chaudières, VMC, désinsectisation, etc), qui participent chaque jour à la qualité de vie de nos locataires. Intégré(e) à une équipe de 12 collaborateurs et en binôme avec un(e) autre assistant(e), vous assurez le suivi administratif, financier et informatique des contrats, marchés publics et commandes, spécifiquement pour les pôles « énergie / chauffage » et « résidences spécialisées » (exemple: CCAS, Crous, Forum réfugiés.). Vos missions Assurer la gestion administrative des contrats d'entretien et de chauffage collectif: - Saisir et suivre informatiquement les contrats: gestion administrative, enregistrement des avenants, saisi des marchés accord cadre à bons de commandes, des bordereaux de prix unitaires, des marchés 3 devis. - Déposer les documents correspondants aux différentes étapes de la vie des contrats, marchés, commandes. - Créer les bons de commandes adéquats - Mettre à jour les indices-index du bâtiment - Mettre en place et suivre les différents tableaux de bord de la facturation - Enregistrer les factures et contrôler la bonne facturation - Créer les bons de commandes Être référent(e) sur notre logiciel Ikos (ERP) - Création et modifications des bons de commandes ou autres besoins administratifs - Proposer des procédures adaptées aux modules utilisés par le service - Venir en soutien aux membres du service: résolution des points bloquants, difficultés rencontrées, propositions d'amélioration. - Participation au groupe de travail sur l'amélioration et la suite à donner à l'outil.
2 An(s), Classer des documents, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Préparer et suivre les dossiers de facturation, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S