Assistant / Assistante de direction (H/F)
Description du poste: L'emploi s'exerce dans l'environnement immédiat du chef du service des orientations industrielles (SOI) et avec l'ensemble des sous-directions et bureaux du SOI et en relation avec les secrétariats des autres directions de la DGA. Assurer l'optimisation du temps des manageurs: -Filtrer les appels téléphoniques, y compris en langue anglaise, en apprécier l'importance/l'urgence, -Gérer l'agenda du chef de service et son optimisation en temps réel (intégration des imprévus), -Prendre/hiérarchiser les RdV, -Planifier/organiser réunions et déplacements. Préparer les dossiers et assister les manageurs dans le pilotage du Service: -Veiller aux évolutions de l'environnement de l'entité pour actualiser les dossiers en cours, -Constituer les fonds de dossier, des supports de suivi -Contrôler l'accès aux dossiers et veiller à leur intégralité (discerner le degré de confidentialité des informations suivant l'interlocuteur), -Exploiter/affecter le courrier arrivée/départ protégé et non protégé, -Vérifier la conformité formelle des documents, dossiers soumis signature. Contribuer à l'accessibilité et à la circulation de l'information dans l'entité: -Faire des comptes rendus oraux synthétiques sur les derniers événements marquants, -Choisir le circuit de diffusion selon la nature de l'information à relayer, -Harmoniser un mode de fonctionnement entre les secrétaires de l'entité. -Conduire sous l'autorité du chef de Service des actions déléguées. Description du profil: Les principales compétences attendues sur le poste sont les suivantes: -répondre au téléphone en anglais; -gestion d'agenda et gestion des rendez-vous; -maîtriser les outils de bureautique, la rédaction administrative et les techniques de secrétariat; -esprit d'initiative, autonomie, qualités relationnelles et sens du travail en équipe; -organisation et méthode.
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