Agent.e accueil polyvalent (H/F)

Au sein d'une équipe d'animateurs d'activité et de salariés permanents, l'agent.e d'accueil a pour mission d'assurer une fonction d'accueil et d'écoute des habitants-usagers, des familles et des groupes informels ou des associations depuis la borne de l'espace accueil.

Il.elle est un.e professionnel.le salarié.e du CAEL, association loi 1901.

L'agent.e d'accueil est sous l'autorité de la direction du Centre Animation Expression & Loisirs.
Il.elle a pour référent fonctionnel et la direction & le référent accueil
Liaisons fonctionnelles: comptabilité, administration, ateliers sociolinguistiques, famille-sénior, maintenance.

Domaines d'action:

• Accueillir les publics en veillant au cadre d'accueil
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des publics;
• Informer et orienter les publics (bulletins d'inscription, etc.);
• Recueillir les informations nécessaires à l'orientation des publics;
• Formaliser les informations recueillies et les transmettre (cahier de suivi, transfert d'appel, mail, etc);
• Actualiser les données d'activités du centre d'accueil: affichage, signalétique dans tout le bâtiment, veiller au classement de l'accueil, au rangement de l'accueil, du foyer et des étages, veiller au respect du règlement intérieur de l'équipement;
• Assurer la médiation avec les publics et favoriser la convivialité dans les espaces collectifs;
• Assurer l'ouverture et la fermeture du bâtiment en respectant le protocole de fermeture transmis par la direction.
• Contribuer au projet des activités de loisirs hebdomadaires / stages / événements / champ social:
• Accueillir les animateurs: suivre la réservation des salles et transmettre les demandes des animateurs, éditer les listes de présence des animateurs, en cas d'annulation, informer les publics concernés;
• Assurer le suivi des demandes des publics: assurer la continuité des demandes (réponses aux demandes par mail et téléphone), saisir les inscriptions et paiements dans le logiciel de gestion Go Asso; suivre des outils de travail partagés (cahier de liaison, tableaux de suivi, dossier partagé, boîte mail, serveur,.)
• Suivi des activités diverses: réservation et paiement des évènements culturels et champ social (excel et logiciel billetterie);
• Suivi comptable: réceptionner les paiements des inscriptions (CB, chèques, espèces, autres modes de paiement); les classer
• Tenir à jour les remises de modes de paiement
• Création de supports de communication:
• Réaliser les affiches et flyers des événements, ateliers, animations ou projets menés par la structure (en interne ou avec les partenaires);
• Décliner les supports en fonction des besoins (formats imprimés ou numériques);
• Veiller à l'harmonisation graphique des supports (respect de la charte graphique du CAEL le cas échéant).
• Participation de la mise à jour de la signalétique:
• Créer, imprimer et afficher les informations à jour dans les espaces publics (accueil, salles, tableaux d'affichage);
• En lien avec la référente accueil s'assurer de la lisibilité et de la cohérence des éléments signalétiques dans toute la structure;
• Mettre à jour les horaires, plans, consignes ou affichages réglementaires.
• Appui à la communication événementielle:
• Participer à la préparation des événements publics (journées portes ouvertes, spectacles, forums.);
• Diffuser les supports en lien avec les partenaires, en interne et en externe (envoi, distribution, affichage);
• Contribuer à la valorisation des événements (photos, retours, bilans visuels).

Spécificités et contraintes:

L'agent.e d'accueil polyvalent sera amené à travailler en soirée, le week-end. Il devra aussi participer aux évènements ponctuels qui sont organisés au CAEL et Hors les Murs et devra aussi assurer l'ouverture de l'équipement si nécessaire et la fermeture de l'équipement à la fin de de sa permanence