Rattaché(e) au Directeur Général, vous contribuerez au bon fonctionnement de la Fondation, à la coordination des instances de direction et au suivi des projets stratégiques.
Les missions
Organisation et coordination de la Gouvernance et assistance au Directeur Général
- Organiser les réunions du Conseil d'Administration, du Bureau, de l'Assemblée Générale et des différentes commissions ou groupes de travail
- Préparer et participer aux réunions du COMEX, du CODIR et aux séminaires de direction
- Élaborer les calendriers annuels des instances et gérer l'agenda du Directeur Général
- Organiser les rendez-vous, déplacements et représentations institutionnelles
- Préparer les convocations, les dossiers / supports de réunion et assurer la diffusion des documents préparatoires
- Produire des tableaux de bord de pilotage à destination du Directeur Général
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus, procès-verbaux et relevés de décisions
- Assurer le suivi des décisions prises et des plans d'actions associés en respectant les échéances stratégiques de la Direction Générale (relances et consolidation les états d'avancement)
- Assurer le suivi des sollicitations internes et externes
- Être l'interlocuteur administratif privilégié des administrateurs et des membres des instances
Pilotage et coordination des projets stratégiques
- Assurer le suivi du plan stratégique et des dossiers opérationnels de la Fondation
- Contribuer à la coordination des projets transversaux portés par la Direction Générale et faciliter la communication entre services
- Identifier les risques, points de vigilance ou retards et proposer des actions correctives
Gestion documentaire et qualité administrative
- Garantir l'organisation et la fiabilité des espaces documentaires de la Direction Générale
- Assurer l'archivage physique et numérique des documents stratégiques
- Veiller à la traçabilité des décisions et des documents de gouvernance
- Mettre à jour les référentiels documentaires liés aux instances et aux projets stratégiques
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs de la Direction Générale
Profil recherché
Formation et Expérience
De formation bac +3 à bac +5 en gestion, administration, management, sciences politiques, ou équivalent, vous disposez d'une expérience de 3 à 5 ans sur des missions de coordination, de gestion de projets, d'assistanat de direction générale ou de gouvernance.
Expertise métier
- Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse
- Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
- Gestion de projet et suivi de plans d'actions
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
- Capacité à construire des tableaux de bord et outils de pilotage
- Organisation et gestion des priorités
- Fiabilité dans l'organisation et le pilotage d'activités
- Respect des échéances
Savoir-être professionnel
- Discrétion et confidentialité absolues
- Sens de l'organisation et rigueur
- Capacité d'anticipation
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Autonomie et sens des responsabilités
- Esprit d'initiative
- Capacité à travailler dans un environnement en transformation
Environnement de travail et avantages
Date de début prévue: Dès que possible
Télétravail occasionnel
Tickets restaurant
Remboursement transports à 50%
Mutuelle entreprise
Accès au CSE dès votre prise de poste