Conseiller d'information spécialisé H/F
Vous serez amené à assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.
Ce poste constitue le premier contact avec la collectivité et garantit une prise en charge de qualité, contribuant ainsi à l'image et à la qualité du service rendu aux usagers.
Vous serez amené à intervenir sur 2 sites et à accomplir les missions suivantes:
1/ Accueillir et informer
Vos missions au service des usagers externes:
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en les renseignant et en les orientant;
-Consulter quotidiennement la messagerie vocale du standard et transmettre les messages reçus.
Vos missions au service des usagers internes:
-Assurer la qualification des demandes dans l'outil informatique dédié et assurer une réponse de 1er niveau;
-Transférer les demandes ne pouvant être traitées en 1er niveau vers les interlocuteurs internes compétents.
2/ Accueillir et orienter
-Réguler les flux d'accueil et veiller au respect des procédures d'accès;
-Identifier les situations particulières nécessitant une orientation vers un niveau d'expertise supérieur;
-Gérer les badges de stationnement ponctuel (parking) pour le bâtiment du Sévigné.
3/ Assurer un accueil numérique et concourir au pilotage d'activités
-Enregistrer, traiter et suivre les demandes simples (guichet unique de 1er niveau) dans l'outil informatique prévu à cet effet;
-Mettre à jour les outils de suivi (ex: tableau de suivi d'activité) et les bases de données nécessaires au service;
-Réaliser des tâches administratives liées à l'activité du service, tenir des tableaux de suivi quotidiens à jour permettant d'alimenter des statistiques.
4/ Contribuer aux activités des directions partenaires
-Assurer un support opérationnel pour le secrétariat du Président, Direction générale des services ou le Cabinet (ex: mise sous plis);
-Distribuer le courrier dans les boîtes aux lettres des élus, réceptionner les journaux et magazines remis et les disposer en salle de lecture.
Vos compétences à partager:
Savoir-faire:
-Accueillir et renseigner un public varié;
-Analyser une demande et apporter une réponse de premier niveau;
-Gérer plusieurs sollicitations simultanément;
-Maîtriser les outils bureautiques (notamment Word, Excel, Outlook, Teams) et avoir une appétence pour les outils numériques
-Avoir le sens de l'écoute et savoir s'exprimer de manière intelligible.
Savoir-être:
-Sens du service public;
-Excellentes qualités relationnelles et d'écoute;
-Courtoisie, discrétion et neutralité;
-Rigueur et sens de l'organisation;
-Capacité à travailler en équipe;
-Capacité de travail dans un environnement exigeant et à gérer des situations sensibles.
Une première expérience significative dans des activités similaires et une connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales seraient appréciées.
2 An(s)