Secrétaire administrative comptable (H/F)

MISSIONS GENERALES DU POSTE

Accueil

• Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard et messagerie avec transmissions des informations aux personnes concernées
• Réception et tri du courrier et des mails

Élus:

• Lettre de remerciement pour les subventions
• Impression+ envoi

Salariés:

• Réalisation des fiches de paie pour l'ensemble des salariés de l'association.

Bénévoles:

• Vérification des feuilles de frais de déplacement

Stagiaires:

• Réception et impression de la prescription
• Création du dossier papier, informatique et tableau stagiaires
• Impression des documents administratifs pour la constitution du dossier HSP
• Contacte le futur stagiaire pour prise de rdv d'accueil avec demande de documents
• Après le RDV d'accueil, scanne les documents à mettre dans le dossier informatique
• Vérification du téléphone, mail, adresse.
• Envoi d'un mail au prescripteur pour information d'entrée du stagiaire
• Relance pour les documents manquants
• Sortie stagiaire, courrier de sortie stagiaire+ attestation de présence+ mail au prescripteur
• Archivage du dossier informatique et papier
• Envoi un tableau des sorties à l'ASFODEP et envoi de mail pour des suspensions
• Préparation des feuilles d'émargement pour le suivi région
• Facturation des permanences auprès des financeurs/partenaires/clients

Conseil d'administration:

• Élaboration de la convocation
• Envoi par mail
• Mettre en forme le compte rendu du conseil d'administration et le compte rendu de la réunion conseil d'administration et salariées

Assemblée Générale:

• Élaboration de la convocation
• Envoi par mail aux bénévoles, partenaires, élus

Logistique:

• Commande des repas, courses, réservation de salles+ envoi d'un courrier confirmant la demande aux maires
• Élaboration des commandes de fournitures administratives en consultant les besoins de chacun
• Établissement de la commande par mail+ appel au fournisseur pour date de livraison
• Réception et contrôle de la livraison, rangement
• Gestion du stock par tableau et distribution des besoins de fourniture par demande
• Gestion des clés des locaux

Clients:

• Élaboration des factures- Scan des émargements et de la facture et envoi par mail aux clients
• Encaissement des cours, notation dans le tableau clients et dans le tableau fond de caisse
• Vérification de la caisse